A legislação brasileira, quanto aos procedimentos fiscais, é bastante complexa e, por esse motivo, muitos gestores acabam cometendo alguns erros fiscais recorrentes, o que acaba prejudicando a saúde financeira do seu negócio.

Inclusive, ao eliminar esses impasses, é possível evitar problemas com o fisco, que podem prejudicar o crescimento da sua empresa por conta de multas e interrompimento de atividades.

A fiscalização é algo obrigatório para todos os empreendimentos, desde uma empresa terceirizada motoboy, até um grande negócio. 

No entanto, há alguns erros frequentes, entre os quais ao longo deste artigo trataremos sobre os principais erros fiscais que sua empresa deve evitar, assim como os impactos positivos do cuidado com a fiscalização. Acompanhe a leitura!

1 – Não ter um certificado certificado válido

O certificado digital é uma das ferramentas mais utilizadas para assinar virtualmente as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). 

A sua principal função é garantir a autenticidade e integridade da nota, inclusive para assegurar a validade perante o poder público. Em geral, os certificados digitais são encontrados em dois tipos: A3 e A1.

O A3 está disponível em dispositivos externos, como token ou cartão. Por isso, é um certificado que é possível ser usado em qualquer computador. Já o A1 é um software que pode ser instalado em um ou mais computadores.

Embora o certificado digital não seja algo obrigatório, grande parte das prefeituras exigem o documento para a emissão da NF-e. Inclusive, alguns órgãos municipais usam outros métodos de verificação e permitem que esse trabalho seja feito manualmente no site.

Sendo assim, independentemente do seu negócio, seja uma empresa de limpeza de fachada ou qualquer outro empreendimento, vale a pena ter um certificado digital.

2 – Erros na emissão da nota fiscal

A emissão errada na nota fiscal é um dos principais problemas das empresas. Em geral, os erros mais comuns são:

• RPS já informado ou com mais de 15 caracteres;
• RPS com data igual ou superior de habilitação do prestador;
• Código CNAE inexiste (consultar a legislação);
• Código municipal inválido (consultar tabela do IBGE);
• Prestador não autorizado a emitir NFS-e.

É necessário solicitar a situação da sua empresa de pintura residencial para ativar o setor fiscal da Prefeitura. Por vezes, um negócio pode acabar cometendo erros na emissão da nota fiscal por falta de consulta dos dados no cadastro do município.

3 – Deixar de emitir a nota fiscal

Deixar de emitir a nota fiscal é um dos principais erros das empresas. Aliás, essa prática trata-se de um crime contra a ordem tributária e econômica brasileira, de acordo com a Lei 4.729/65. A legislação prevê multa e detenção de 6 a 2 anos.

Ou seja, se um chaveiro profissional, por exemplo, não emitir nota, o prestador corre o risco de arcar com processos perante a legislação.

No caso dos microempreendedores individuais (MEIs), a emissão da nota fiscal só é necessária quando eles realizam vendas para pessoas jurídicas.

4 – Não distinguir as notas fiscais

É válido ressaltar que a NF-e e a NFS-e não são a mesma coisa. É importante que o prestador tenha conhecimento das especificações de cada uma, para utilizar a nota certa.

A NF-e é usada para recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), destinada para a venda de produtos. Já a NFS-e é para o recolhimento do Imposto sobre Serviços (ISS), sendo um documento para prestadores de atividades.

Por exemplo, na prestação de serviços de demolição, é preciso emitir a NFS-e, ao invés da NF-e. 

Vale a pena conhecer algumas características da NFS-e, que são:

• Possibilidade de cancelamento somente após 5 dias da emissão;
• Prazo de cancelamento depende a sede da empresa;
• Emissão deve ser feita após a finalização do serviço;
• Emissão deve ser feita no momento da prestação do serviço.

Assim, você pode solicitar ao profissional contratado para instalação de fechadura eletrônica que emite a NFS-e enquanto ele realiza o serviço, ou após a concretização.

5 – Emitir mais de uma nota fiscal para pagamentos parcelados

Essa é uma dúvida bastante frequente, pois muitos gestores não sabem se é preciso ou não emitir mais de uma nota para pagamentos parcelados. No entanto, no caso da NFS-e, a recomendação é colocar o valor do serviço, com os vencimentos conforme combinado.

Por exemplo, nos serviços logísticos prestados por empresas de entregas. Se o valor total é de R$ 4 mil e o parcelamento foi feito em quatro vezes, a nota deve ser emitida uma única vez, com o valor total (R$ 4 mil).

Se houver incidência de juros, é preciso calculá-los. Ou seja, considerar o valor de R$ 4 mil, incluindo os juros do parcelamento.

Importante ressaltar que as notas fiscais referem-se aos serviços prestados, não aos pagamentos. Por isso, não há necessidade de emitir mais de uma NFS-e para valores parcelados. 

Além do mais, não se pode deduzir os valores referentes às plataformas de pagamento de afiliados no documento fiscal.

Ou seja, se você emite nota em uma plataforma que cobra 5% do preço do serviço, esse percentual deve ser somado ao valor da nota.

6 – Não fazer o backup do XML da nota

O XML consiste no formato eletrônico da NFS-e. O documento é emitido digitalmente, incluindo todas as informações sobre a transação, e-mail do destinatário, impostos incidentes, regimes tributários, CNAE, entre outros.

Em geral, o tomador de serviço recebe a nota em formato XML e, posteriormente, converte em PDF para compartilhar o documento com maior facilidade.

Esse é um processo comum em todo o país, que facilita o armazenamento e o envio das notas fiscais.

No entanto, é recomendável que o XML seja guardado por, no mínimo, 5 anos, para evitar problemas de prestação de contas com a Receita Federal.

7 – Emitir uma única nota para todos os serviços prestados

Como vimos, as notas fiscais devem ser emitidas de acordo com cada serviço prestado, não em relação ao pagamento. Sendo assim, também é um erro emitir uma única NFS-e para todas as atividades realizadas.

Isso quer dizer que um motoboy expresso, por exemplo, deve emitir uma nota fiscal por cada corrida realizada, não um montante por mês, por exemplo.

Ou seja, se o prestador realizou 100 corridas no mês, é preciso emitir 100 notas fiscais, cada uma para um serviço.

Além de ser uma maneira de evitar problemas com o fisco, a emissão de notas separadas permitem o cancelamento da emissão e reembolso ao cliente, quando necessário.

8 – Emitir as notas fiscais manualmente

Muitos gestores e profissionais autônomos ainda cometem o erro de emitir as notas fiscais manualmente, ao invés de usar uma plataforma digital destinada a essa atividade. 

Porém, há o risco maior de erros fiscais, além de não ser recomendável para empresas que desejam aumentar a sua cartela de clientes e expandir a empresa, visto que vários documentos devem ser emitidos diariamente.

Sendo assim, é fundamental recorrer a um sistema automatizado de gestão de notas fiscais, para melhor emissão, acompanhamento, armazenamento e cancelamento dos arquivos, quando necessário.

Fora que, na prestação de contas ao fisco, a empresa pode tornar esse processo muito mais simples, evitando penalidades por erros simples.

Entre os principais benefícios de um sistema de gestão de notas fiscais eletrônicas, destacam-se:

• Diminuição dos erros no preenchimento das notas fiscais;
• Evita atrasos na emissão e envio aos tomadores;
• Aumenta a produtividade da empresa;
• Reduz custos e tempo de trabalho;
• Melhora o trabalho de gestão fiscal;
• Permite a consulta de notas na nuvem;
• Realiza o cálculo automático dos impostos.

Ainda assim, é preciso adotar certos cuidados na hora de emitir as notas fiscais para evitar quaisquer problemas.

Caso você trabalhe com a emissão de muitas notas, o ideal é contar com um departamento na empresa especializado na verificação e leitura desses documentos.

Também vale a pena contar com um profissional da área de contabilidade para ter mais segurança na hora de prestar contas ao fisco.

Conclusão

Lidar com a emissão de notas fiscais, controle de pagamentos e acompanhamento de documentos da área de finanças são atividades complexas, mas obrigatórias para todas as empresas brasileiras.

A legislação tem inúmeros pormenores que devem ser seguidos para evitar problemas em relação ao fisco.

Mas, ainda assim, diante da grande variedade de recomendações, muitos gestores acabam cometendo erros simples, mas que podem ser problemáticos para a fiscalização.

O artigo de hoje buscou mostrar alguns dos principais erros fiscais que a sua empresa deve evitar. Ao conhecê-los, é possível adotar os cuidados necessários para diminuir as penalidades, como multas e interrompimento das atividades.

Assim, a sua empresa se manterá saudável financeiramente e tem a oportunidade de crescer no mercado, com destaque perante a concorrência.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.