Dessa forma, ao visualizá-la a pessoa tem na sua frente quais são as suas despesas diárias, mensais ou anuais, datas de pagamento, valores que podem ser utilizados em aplicações financeiras, como também o dinheiro para uma reserva de emergência.

As planilhas de gastos podem ser simples, como a que registra a despesa com a compra de um cercado de pvc para bebê, até as bem mais elaboradas usadas dentro de empresas que contém informações muito mais detalhadas sobre investimentos e outros valores.

Não é algo tão complicado de fazer, porém, quem se deparar com alguma dificuldade precisa pedir auxílio para alguém que tenha mais conhecimento em sua elaboração, evitando que dados importantes sejam esquecidos durante o preenchimento.

O que é planilha de gastos? 

A planilha de gastos ou de despesas é um documento que relaciona e organiza todas as despesas financeiras pessoais ou corporativas e pode ser criada de diversas formas em um simples pedaço de papel ou por meio de gráficos e fórmulas em programas como o Excel. 

Qual é a importância de uma planilha de gastos?

A planilha de despesas é importante por diversos fatores, tais como os elencados abaixo, para melhor entendimento:

• Auxilia no controle das despesas;
• Ajuda a guardar dinheiro;
• Propicia que os gastos sejam melhor direcionados;
• Amplia a visão das despesas;
• Identifica exatamente para onde o dinheiro está indo;
• Auxilia na criação de estratégias para economizar;
• Ressalta valores que podem ser investidos;
• Conduz a pessoa a economizar;
• Equilibra o orçamento, para que ele não fique disperso.

A planilha é um instrumento que auxilia o controle financeiro, para que não sejam realizados gastos com itens considerados supérfluos e, que quando identificados, podem ser retirados dando lugar ao pagamento do IPTU, por exemplo, algo muito importante.

Existem despesas essenciais que não podem ser esquecidas como o aluguel, energia elétrica, água, pagamento da internet e o salário de um cuidador de idoso noturno, que precisa ser registrado e as despesas com o registro são bastante altas.

Ela realmente é muito importante pelos seguintes motivos descritos abaixo, não deixando com que a pessoa seja pega de surpresa diante de pagamentos ou situações imprevistas que podem ocorrer. Os motivos são:

• A pessoa ou empresa passa a entender a movimentação do dinheiro;
• Os custos com compras diversas podem ser reduzidos;
• Aumenta as possibilidades de investimentos;
• As metas planejadas podem ser alcançadas.

Entendendo o fluxo do dinheiro, a planilha pode mostrar exatamente onde e como ele foi gasto, e a pessoa pode verificar antecipadamente o quanto está gastando, podendo controlar a situação financeira, caso ela saia do controle por conta de um imprevisto.

Quando a pessoa identifica para onde o dinheiro está caminhando, ela pode elaborar uma série de estratégias, que colaboram com a redução dos custos na compra de kit lanche café da manhã, por exemplo, verificando o quanto do orçamento está sendo afetado.

Portanto, se o orçamento despendido com isso é demasiado, é possível diminuir os itens deste kit ou substituí-los por outros mais baratos, comparando diversos preços no mercado.

Se o gasto de dinheiro for muito grande com combustíveis para o carro, pode-se considerar outros meios de transporte como ônibus ou metrô, ou até mesmo ir a pé, se o local de trabalho não for distante.

A planilha também pode identificar se serviços como pacotes de TV ou assinatura de revistas são realmente necessários e se estão mesmo sendo utilizados. Eles podem conter preços exorbitantes que a princípio não são identificados.

Quando os gastos são reduzidos, sobra mais dinheiro para realizar outros investimentos, aumentando a entrada financeira no orçamento, possibilitando a compra de sanca ilha de gesso, para ser colocada na residência.

O produto pode até não ser muito caro, mas o dinheiro extra do investimento vai cobrir o pagamento dessa despesa, que pode não ter sido elencada nas metas colocadas na planilha de gastos.

Inclusive, na planilha, pode ser registrado o rendimento desses investimentos que se não forem usados para algum tipo de despesa, pode começar a compor uma reserva de emergência, ideal para aumentar o patrimônio.

Por meio de uma planilha de custos, a pessoa consegue verificar se as metas econômicas são cumpridas e caso isso não esteja ocorrendo, será preciso realizar ajustes financeiros necessários para adequação das mesmas.  

Não existem planilhas prontas, como as receitas de bolo. No entanto, é importante que ela seja utilizada eficientemente, seja por meio do Excel, de um aplicativo ou escrita à mão.

Alguns modelos são encontrados pela internet, porém devem se adequar às necessidades de cada usuário. Existem aplicativos que trabalham nesse controle de gastos com exame clínico ocupacional, desde o mais minucioso até o mais simples.  

Existem ainda opções de planilha de gastos onde o controle das despesas pode ser feito diariamente e aplicativos como Guiabolso, Organizze, Monefy, Gullaci e muitos outros.

O que precisa constar na planilha de gastos?

Mesmo dentro da simplicidade, o usuário da planilha precisa adicionar informações essenciais para o controle de custos, tais como:

• Meses do ano;
• Descrição das despesas;
• Mapeamento dos gastos;
• Soma de valores e comparações;
• Identificação das metas.

Normalmente a planilha começa com os gastos mensais, por isso a primeira linha deve ser preenchida com os meses no ano correspondente.

Na primeira coluna, deve ser elencada quais são todas as despesas mensais fixas e se puder é bom deixar um item para “investimento”, mesmo que ainda não exista nenhum.

Para mapear os gastos é importante separar o extrato bancário do mês e os comprovantes do cartão de débito inclusive o que mostra a despesa com mudança cnh para pcd, incluindo todos os valores, para somá-los e identificar o total gasto.

Feito isso, todas as despesas devem ser somadas para a visualização do quanto foi gasto de dinheiro naquele determinado mês e de acordo com o preenchimento da planilha, os gastos precisam ser comparados, para verificar as variações ocorridas.

Enfim, depois da conscientização de saber onde o dinheiro está sendo gasto, as despesas supérfluas podem ser retiradas, como as mangueiras importadas e muito mais caras usadas na linha de combate a incêndio.

A segurança dos prédios das empresas é muito importante, mas os preços dessas mangueiras podem ser pesquisados, para que outras da mesma qualidade e mais baratas possam ser adquiridas.

Essa revisão de preços com certeza irá diminuir as despesas na organização, e o dinheiro economizado poderá ser direcionado para um outro setor. No final de tudo, as metas de economia podem ser estabelecidas.

Planilhas de Gastos pessoais em Excel

Usar uma planilha pronta em Excel é um ótimo ponto de partida para a organização das finanças.

Existem diversos modelos que podem ser baixados gratuitamente pela internet e cada um deles deve ser experimentado para que possa atender às necessidades pessoais de cada pessoa.

A lista abaixo sugere 5 destes modelos que inclusive podem registrar a pesquisa de valores de limpeza após obra preço m2, por exemplo. São eles:

• Planilha para controlar os gastos pessoais;
• Planilha para controlar o orçamento familiar;
• Planilha para controlar gastos avançados;
• Planilha para controlar o orçamento doméstico.

Todas elas objetivam o controle financeiro pessoal, mas as empresas também podem realizar esse controle com o auxílio de um profissional que conheça profundamente o manejo dessa ferramenta, que por muitas vezes é bem complexa no entendimento.

Dicas para montar uma planilha de gastos

Mesmo tendo dificuldade na organização das finanças ou possuindo dificuldades para trabalhar com o formato das planilhas, a verdade é que a falta dela acaba fazendo com que as pessoas não registrem seus gastos.

Contudo, é possível criar uma planilha de gastos simples, por exemplo, conforme as dicas elencadas abaixo:

Reunir os dados, separando documentos como recibos, faturas de cartão de crédito, holerites de pagamento e os comprovantes do cartão de débito.

Criar as colunas e abas para colocação dos dados básicos como a data de transação da compra, o valor e a descrição do que foi comprado.

Registrar os dados, colocando os ganhos e os gastos sempre na mesma coluna. Além de reservar uma célula para a somatória dos totais ganhos, dos que foram gastos e o valor final.

Dessa maneira a pessoa tem como ter uma visão precisa da situação financeira atual, podendo partir para a realização das suas metas.

Considerações finais

É necessário ter muita responsabilidade para organizar o controle financeiro que, quando desordenado, provoca despesas que não precisam ser contabilizadas no dia a dia.

A melhor forma é criar uma planilha de gastos, mesmo que de forma simples, para que todas as despesas possam ser visualizadas e, com isso trazer uma boa economia para o bolso, podendo inclusive sobrar dinheiro para futuros investimentos.

Itens considerados supérfluos na análise da planilha podem ser retirados e gastos altos podem ser revistos. O importante é que a planilha eduque o usuário a controlar o seu dinheiro e saber para onde ela está caminhando. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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Ainda que seja ruim falar a respeito, o sepultamento particular de um ente querido, por exemplo, exige uma disponibilidade de dinheiro bem grande, pois o procedimento tem um custo muito elevado hoje em dia.

Como então controlar os gastos?

Algumas dicas abaixo apontadas servem não apenas para o controle na vida pessoal dos indivíduos mas também dentro de uma empresa, que pode feito pela área financeira:

• Anotar os gastos diários, identificando as saídas de dinheiro;
• Separar em quais pontos o dinheiro está sendo gasto;
• Trabalhar com um rendimento fixo;
• Definir os gastos fixos;
• Utilizar um aplicativo financeiro;
• Renegociar as dívidas em aberto;
• Usar conscientemente os recursos financeiros básicos;
• Não abusar das facilidades do cartão de crédito.

Anotar o que está sendo gasto diariamente auxilia na compreensão da forma como o dinheiro está sendo utilizado para que seja possível comprar um sistema de câmeras para monitorar quem entra e sai da empresa, por exemplo.

Isso pode evitar problemas futuros ou sobressaltos desnecessários se faltar dinheiro, principalmente quando uma reserva de emergência não estiver disponível e for necessário apelar para o parcelamento com cartão de crédito.

Quando se entende quais são os valores gastos, é possível traçar metas melhores, sem ter a preocupação com mudanças de hábitos ou com a explosão das contas que envolve a obtenção de CNH de carro e moto ao mesmo tempo.

Essas anotações não exigem processos complexos e podem ser feitas de maneira simples, em uma folha de caderno, por exemplo, ou em planilhas mais detalhadas, utilizadas pelas empresas, pois as informações a respeito são diversas.

Depois da identificação dos pontos nos quais o dinheiro está sendo despendido, é importante organizá-los por categoria, pois somente assim é possível identificar onde está indo a maior parte do dinheiro, evitando itens supérfluos.

Nem sempre será necessário a colocação de estrutura metálica, como um portão na residência, por exemplo, pois isso pode ser efetuado um pouco mais à frente, quando uma reserva financeira for providenciada.

Dentre as categorias estão as seguintes:

• Despesas com água e luz;
• Gastos com alimentação;
• Despesas com telefone celular, internet e TV por assinatura;
• Gastos com transporte e com combustível;
• Despesas com consultas médicas, planos de saúde e farmácia;
• Gastos com cursos e escola dos filhos;
• Despesas com vestuário.

Essas categorias devem estar de acordo com a realidade e colocar os gastos considerados supérfluos em uma outra categoria é uma forma de identificar o que realmente é necessário.

É uma prática muito eficiente, porém, muitas pessoas na vida pessoal se esquecem da vacina gripe gato e quando precisam efetuar o pagamento acabam não tendo o recurso necessário para pagá-la.

É essencial definir o valor da renda mensal recebida e controlá-la, porque isso vai influenciar na forma como os gastos devem ser administrados.

Se o caso for na vida pessoal, para organizar as finanças a pessoa precisa pegar os valores do salário líquido recebido nos últimos três meses e fazer uma média dos gastos efetuados.

Esse valor médio é exatamente a renda que poderá ser gasta e, se a pessoa ainda tiver algum valor para receber, o dinheiro pode começar a compor a sua reserva de emergência.

Esse dinheiro extra pode ajudar no pagamento das despesas com a análise ergonômica do trabalho em escritório, no sistema home office, por exemplo, para que não afete a produtividade do funcionário.  

Quando os gastos estão bem contabilizados é mais fácil planejar sonhos, como a compra de um carro novo ou uma viagem no final de semana para descansar.

Quando os gastos fixos mensais são definidos, isso ajuda no equilíbrio da vida financeira, sem ser pego de surpresa, fazendo com que as contas possam ser pagas em dia.

Muitas pessoas, ou até mesmo empresas, se utilizam de aplicativos financeiros para organizarem os gastos e abaixo é listado alguns deles:

• Minhas economias;
• Gastos diários 3;
• CoinKeeper;
• Orçamento fácil.

Anotando as dívidas pendentes, há como tentar negociá-las novamente nos bancos ou instituições financeiras, como o empréstimo solicitado para colocar papéis de parede na residência, cujas parcelas acabaram atrasando por falta de recursos.

É por esse motivo que os recursos financeiros básicos devem ser utilizados de forma consciente e se isso não for observado, as dívidas acabam se tornando uma bola de neve, e o equilíbrio financeiro pode ser afetado.

Portanto, quando for necessário o serviço de empatação de mangueira dentro da empresa.

Por exemplo, se os recursos financeiros estiverem sendo usados conscientemente, o serviço poderá ser realizado e o pagamento não vai levar à uma dívida em aberto.

O cartão de crédito é sem sombra de dúvida uma alternativa para muitos momentos para o pagamento de despesas emergências. Porém, deve ser muito bem controlado, porque uma hora a fatura chega e será necessário o pagamento das parcelas.

Portanto, é importante muita cautela em utilizá-lo, tentando fazê-lo quando realmente não houver dinheiro imediato para o pagamento de despesas, para não virar uma bola de neve, que não poderá ser controlada.

Como quitar as dívidas dentro do prazo?

Muitos pagamentos possuem prazos específicos para a quitação e caso eles não sejam realizados nesta data determinada, os juros incidem sobre as parcelas, aumentando seus valores.

Portanto, para que a quitação consiga ser realizada dentro do prazo, algumas atitudes são bem importantes, tais como:

• Fugir de novos parcelamentos;
• Priorizar pagamentos à vistas, pois os descontos são maiores;
• Montar uma reserva de emergência;
• Montar um planejamento financeiro condizente com o estilo de vida.

Além de pesquisar a compra de produtos e serviços, pois muitos deles são tabelados bem acima do mercado e dessa forma tem como economizar dinheiro para o pagamento previsto no prazo estipulado.

E ainda, evitar novos empréstimos, pois uma acumula no outro e fica impossível quitar qualquer tipo de dívida.

Como não perder dinheiro?

Existem várias maneiras para não desperdiçar dinheiro e economiza, tais como:

• Observar se a torneira não ficou aberta depois de escovar os dentes;
• Desligar as lâmpadas durante a noite;
• Pesquisar preços antes de comprar qualquer coisa;
• Elencar as despesas mensais e anuais no planejamento financeiro.

Se possível fazer antecipadamente o pagamento do IPTU e do IPVA (neste caso logo no início do ano, antes do licenciamento do veículo, pois a antecipação concede bons descontos.

Benefícios no controle de gastos

Dentro de uma empresa, por exemplo, o controle dos gastos geram benefícios, como possibilitar que a área financeira faça previsões das despesas internas, e controlar as finanças a empresa passa a ter uma noção exata do negócio em que atua.

Além de ajudar a criar estratégias mais assertivas e o dinheiro excedente pode ser utilizado em outras áreas, e por fim, auxiliar na definição do preço de venda de produtos e serviços.

Considerações finais

O controle de gastos é essencial para que as dívidas assumidas possam ser quitadas sem nenhum tipo de preocupação, principalmente, quando a empresa ou o indivíduo não possui uma reserva de emergência, que aliás sempre deve ser considerada.

Muitas atitudes bem simples podem colaborar para que não se perca dinheiro, pois essa perda pode desequilibrar o orçamento previsto, levando a situações de desespero e preocupações constantes.

Independentemente da situação financeira pela qual uma pessoa ou uma empresa possa estar passando, ainda que seja no aspecto positivo, nunca é demais quitar as dívidas dentro do prazo, evitando a incidência de juros, que acabam aumentando o valor das parcelas.

É importante, também, ter um controle e o conhecimento total dos gastos mensais e anuais, como aluguel, pagamento de energia e água, IPTU, IPVA e demais despesas com internet ou compra de novos equipamentos, para substituir os obsoletos usados na empresa.

O controle de gastos está diretamente ligado a um bom planejamento financeiro, que permite que a empresa possa contratar novos colaboradores, já considerando as despesas com INSS e FGTS, ou até mesmo dispensá-los, quando necessário.

Portanto, o controle financeiro permite a criação de estratégias preventivas para situações emergenciais, no sentido de evitar problemas futuros, caso não haja dinheiro para cobrir os gastos.

Cada um tem a sua forma de controlar seus gastos, porém, é importante que no final o dinheiro seja economizado e possa estar disponível para a realização de outros objetivos, que precisam ficar parados em virtude da falta de recursos.

É importante, também, sempre considerar uma reserva financeira de emergência, pois ela pode auxiliar diante de compras ou pagamento inesperados que possam surgir.

Enfim, economizar nos gastos só traz vantagens tanto para a vida pessoal, como também para as empresas, que podem direcionar os recursos para outras necessidades essenciais. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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