Entenda como funciona a rotina contábil para seu negócio

A rotina contábil é o conjunto de processos administrativos que visam a manutenção da saúde financeira de uma organização, garantindo que todas as entradas e saídas financeiras sejam registradas com eficácia e precisão.

Por conta disso, é uma ferramenta indispensável para toda empresa, garantindo que os documentos financeiros sejam mantidos corretamente e que todos os pagamentos sejam realizados a tempo.

Quer saber mais informações sobre o que é e como funciona a rotina contábil para aplicar processos eficazes em seu negócio? Continue a leitura deste artigo!

O que é uma rotina contábil e qual seu papel?

Basicamente, como mencionamos anteriormente, a rotina contábil abrange diferentes tarefas financeiras para promover mais organização, regularidade e potencial de crescimento ao negócio.

Para isso, a rotina envolve um conjunto de procedimentos que devem ser seguidos corretamente, assegurando que os documentos sejam mantidos e que as transações sejam registradas.

Nesse sentido, a prática inclui a preparação de materiais como:

Balanços e balancetes;
Ata de registro de lucros e perdas;
Relatórios financeiros;
Manutenção diária de contas bancárias;
Registro de entradas e saídas;
Gerenciamento de pagamentos, inclusive de impostos;
Acompanhamento de tarefas de contabilidade.

Assim, considerando essas atividades vitais para a sobrevivência de um negócio, a rotina contábil se mostra extremamente importante para a gestão de uma empresa.

Apesar disso, em alguns casos, como contabilidade para arquitetos, pode ser necessário a inclusão de processos complementares e específicos do negócio.

Neste exemplo, a inclusão de honorários, diferenciais de pagamentos e prazos de quitação podem ocorrer.

Assim, considerando as demandas próprias e uma rotina contábil bem estabelecida, as empresas podem manter seus relatórios financeiros atualizados, gerenciar seus fluxos de caixa e melhorar seus processos administrativos.

Tipos de contabilidade

De modo geral, a contabilidade é dividida em três principais áreas:

Contabilidade financeira básica;
Contabilidade de custos e tributária;
Contabilidade gerencial.

A contabilidade financeira é responsável por preparar os relatórios financeiros de uma empresa, como balanços, balancetes e demonstrações de resultados.

A contabilidade de custos é responsável pelo controle dos gastos envolvidos nas atividades, como compra de materiais, mão de obra e processos administrativos.

Por fim, a contabilidade gerencial é responsável pelo fornecimento de informações para a tomada de decisão, como análise de investimentos e análise de risco.

Também é preciso considerar a combinação dessas áreas para a obtenção de melhores resultados e uma visão mais clara do negócio.

Nesse sentido, a contabilidade gerencial e financeira pode ser utilizada para tomadas de decisão relacionadas a novos processos, contratações e outras ações decisivas com base nos relatórios emitidos nas transações financeiras básicas.

Além desses modelos tradicionais, ainda há a possibilidade de recorrer a um contador ou empresa especializada para acompanhar as rotinas e decisões.

A esse formato dá-se o nome de contabilidade consultiva, que visa a aproximação estratégica e orientação nos processos financeiros.

Como funciona e quais as rotinas de contabilidade?

Na prática, as atividades e procedimentos de uma rotina contábil são desenvolvidos para garantir que os documentos financeiros sejam mantidos e registrados de forma adequada.

Mais ainda, tem como intuito fazer com que todas as transações sejam devidamente efetivadas, garantindo o crescimento e sucesso do negócio.

Exatamente por isso, a rotina contábil precisa ser seguida de forma consistente, com os processos sendo realizados de forma precisa e dentro de um período específico.

Por exemplo, os documentos financeiros devem ser preparados e enviados para o cliente ou para o banco conforme os prazos estipulados.

Além disso, as entradas e saídas precisam ter suas informações registradas para um mapeamento claro de pagamentos, ganhos, perdas e investimentos.

Deste modo, é seguro afirmar que a rotina contábil é fundamental para a saúde financeira. Afinal, é por meio dela que pode-se garantir que os documentos financeiros e transações sejam registradas e acompanhadas.

Além disso, com uma rotina contábil bem estabelecida, as empresas podem manter seus relatórios financeiros atualizados, gerenciar seus fluxos de caixa e melhorar seus processos administrativos, realizando previsões corretas sobre o desempenho futuro.

Para garantir que a rotina contábil seja executada corretamente, é necessário manter um controle rigoroso dos protocolos.

É importante lembrar, contudo, que apesar de haver processos padrão para a contabilidade, cada empresa possui suas próprias normas e requisitos em termos de rotina contábil, considerando as próprias demandas e necessidades.

Portanto, é essencial consultar um profissional especializado para garantir que as práticas sejam executadas corretamente.

Confira a seguir um passo a passo para estruturar a rotina contábil em seu negócio:

Organização do controle financeiro

Organizar o controle financeiro de uma empresa é essencial para garantir a saúde financeira e controlar os planos de negócios.

O intuito é ter um controle preciso das finanças e saber como o dinheiro está sendo gasto, o nível de caixa disponível, saldo das contas bancárias e obter demonstrações precisas dos fluxos diários, mensais e anuais.

Para que isso seja possível, o controle financeiro envolve diversos passos.

Primeiramente, é necessário definir quais os principais objetivos a serem atingidos com o controle.

Depois, é importante fazer uma análise do fluxo de caixa para descobrir quais padrões de gastos para prever as saídas – fazendo com que as entradas sejam melhor utilizadas.

Além disso, é essencial manter o registro atualizado das transações diárias, evitando gargalos e erros nos dados financeiros a longo prazo.

Também é necessário realizar auditorias no controle financeiro para identificar inconsistências nos processos, corrigindo-os rapidamente e evitando erros.

Em suma, organizar serviços de contabilidade preços é um processo complexo que exige bastante tempo e esforço por parte dos gestores e das equipes responsáveis pela área contábil.

No entanto, por meio do acompanhamento constante do fluxo de caixa, integrando-se a outras áreas e adotando projetos tecnológicos, torna-se possível manter todos os pagamentos nos arquivos e a saúde financeira do local.

Controle de fluxo de caixa

O controle de fluxo de caixa permite monitorar os saldos bancários e contas a receber, gerenciar tal fluxo e otimizar os pagamentos e recebimentos, tendo mais clareza sobre a movimentação monetária e o potencial de desenvolvimento e dívidas do negócio.

Além disso, o controle permite “prever” o futuro fiscal, pois dá à equipe financeira a capacidade de visualizar as necessidades financeiras frequentes por meio do monitoramento dos rendimentos e dos gastos.

Ou seja, abrangem os recebimentos, pagamentos e despesas das áreas de operação, principalmente, garantindo que as contas sejam pagas com precisão.

Assim, para um bom controle de fluxo de caixa, são necessárias ações como:

Ter um registro preciso das entradas e saídas;
Manter um livro-caixa com os recebimentos previstos e pagamentos realizados;
Documentar corretamente cada transação financeira;
Monitorar as contas bancárias;
Efetivar pagamentos aos fornecedores, equipes e parceiros;
Estimar as movimentações de caixa.

Todo esse processo também inclui anotar todos os detalhes sobre quem fez o pagamento e com qual meio foi realizado, assim como quem foi beneficiário e qual o objetivo da transação.

Por exemplo, o investimento em um novo curso para os colaboradores, o valor, data, objetivo do curso, o responsável pela transação e a empresa contratada para o serviço são informações cruciais para mapear.

Em último caso, é importante fazer um planejamento orçamentário para evitar gastos desnecessários sem uma análise prévia dos valores já previstos, gastos, a receber e disponíveis.

Por fim, é importante manter os livros em dia e relatar todas as transações para o setor responsável pelo gerenciamento financeiro e contábil da empresa.

Portanto, para manter um bom controle do fluxo de caixa é fundamental ter determinação e comprometimento com a administração do dinheiro, cumprindo as metas estipuladas pelo plano financeiro, o que possibilita futuros investimentos mais concretos.

Entrega de obrigações acessórias

Em contabilidade, obrigações acessórias fazem referência àquelas tarefas contábeis e de escrituração que são necessárias para cumprir com as regras e leis tributárias, desde a assessoria trabalhista até a manutenção das obrigações legais na declaração de impostos.

Exemplos de obrigações acessórias incluem declarações fiscais, livros contábeis e impressos específicos, podendo variar conforme o setor e país de atuação, interferindo na forma como a empresa lida com as finanças.

Com isso, as obrigações acessórias desempenham um papel importante na rotina contábil e possibilita ao negócio cumprir suas obrigações legais.

Por exemplo, lançar as informações exigidas em declarações periódicas previne que a empresa seja punida pela falta de conformidade.

Além disso, a realização eficiente de obrigações acessórias mantém o histórico financeiro atualizado, promovendo um ambiente regulamentado e próspero.

Planejamento tributário

O planejamento tributário é um processo no qual as empresas podem se livrar, dentro dos limites legais, de pagamentos excessivos de impostos.

O planejamento tributário tem como objetivo maximizar os benefícios fiscais obtidos, reduzindo os impostos devidos e ampliando a retenção de lucros. Exemplo disso é a participação em ações culturais para dedução dos impostos.

Por isso. as principais atividades no planejamento tributário incluem

Identificação, interpretação e compreensão das leis;
VIsualização de regulamentos estaduais e federais para obrigações tributárias;
Monitoramento de alterações nas leis tributárias;
Acompanhamento de alterações importantes na gestão fiscal;
Desenvolvimento de estratégias para melhorar o desempenho financeiro;
Avaliação dos impactos das estratégias de dedução sobre as receitas;
Elaboração de relatórios e suporte à área financeira na implementação de estratégias.

Outra atividade importante consiste na realização de análise das ações para medir o benefício gerado pelas estratégias e identificar as mais adequadas para manter o planejamento.

Auxílio no planejamento estratégico

O planejamento estratégico financeiro é o processo por meio do qual uma empresa estabelece e implementa finanças bem-sucedidas para atingir seus objetivos.

Ou seja, por meio dele as empresas determinam quais medidas precisam ser tomadas para alcançar suas metas de longo prazo.

Esse processo requer o uso de diversos princípios contábeis, como análise, orçamento detalhado, capitalização estratégica e avaliação de investimentos.

Sendo assim, figuram entre as principais atividades do planejamento estratégico financeiro:

Identificação dos objetivos gerais da empresa;
Estabelecimento de diretrizes para entrada e saída de fundos;
Avaliações contínuas dos fluxos históricos e projetados dos recursos;
Monitoramento detalhado de despesas;
Manutenção dos padrões operacionais.

Também é possível incluir nas demandas do setor a designação regular dos responsáveis pelos relatórios tributários e análise da previsibilidade e tendências tributárias.

Além disso, a tarefa envolve a atualização das informações para fins contábeis, fiscais, regulatórios e jurídicos relacionados às finanças corporativas.

Como organizar a sua rotina contábil?

Organizar as rotinas contábeis é essencial para garantir que a empresa cumpra seus compromissos e mantenha seu desenvolvimento saudável, de forma que os objetivos financeiros sejam alcançados e que as obrigações fiscais sejam atingidas.

Isso significa identificar e entender as tarefas necessárias para manter a integridade das finanças. Então, a organização do calendário das atividades contábeis e dos documentos relevantes é crucial para o sucesso da rotina contábil.

De forma geral, o primeiro passo na organização é estruturar um calendário detalhado com todas as principais etapas da rotina contábil.

Ao considerar o calendário também é preciso compreender as áreas e protocolos envolvidos, como o Registro Contábil, Desempenho dos Tributos, Declarações Fiscais, Suporte Jurídico, Reconciliações Bancárias e Balança Patrimonial.

Essas etapas são planificadas e controladas de acordo com prazos específicos, mantendo a estrutura do planejamento.

Por fim, os documentos relacionados às operações bancárias e financeiras podem ser armazenados digitalmente para facilitar o processo diário, com backups regulares para reforçar o controle e seguridade dessas informações.

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos contábeis é o processo de identificar, examinar e documentar etapas específicas de um processo contábil.

Essa é uma maneira de analisar os sistemas já instalados, estabelecer procedimentos melhorados e descobrir falhas lógicas nas operações.

O objetivo final do mapeamento é agregar funcionalidade personalizada para clientes individuais, tendo como base as normas tributárias aplicáveis e as informações fornecidas pelo cliente, bem como as considerações específicas da empresa.

Para isso, as atividades envolvidas no mapeamento de processos contábeis incluem:

Coletar e codificar os elementos financeiros;
Estabelecer relações entre os diferentes elementos;
Controlar o registro de transações financeiras em arquivos organizados;
Planejar a estrutura lógica dos resultados;
Implementar softwares de contabilidade relevantes;
Revisar periodicamente os procedimentos diários;
Reafirmar e definir padrões financeiros para automatizar e regular processos;
Estabelecer auditorias internas e externas;
Incluir dados e relatórios para os pareceres de auditorias, conforme necessário.

Isso significa que o processo de mapeamento de processos contábeis é uma ferramenta muito importante, que pode ser usada por empresas para estimular melhorias.

Afinal, ao documentar e especificar todos os passos do processo contábil, bem como monitorar e supervisionar o desempenho, é possível qualificar as transações financeiras e a saúde geral da organização.

Além disso, também reduz-se o risco de erros relacionados às obrigações regulatórias, melhorando o controle interno sobre os relatórios financeiros.

Assim, o mapeamento dos fluxos de trabalho das operações contábeis permite analisar alternativas a serem implementadas para uma operação mais eficaz, tais como a automação de tarefas ou a delegação a outras partes que possam realizar o trabalho.

Isso resulta em um menor tempo gasto, reduzindo os custos operacionais da empresa.

Divisão de departamentos

A divisão de departamentos contábeis é um processo crucial para o desenvolvimento das rotinas contábeis, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades específicas.

Para isso, deve-se dividir as principais tarefas da empresa em unidades distintas, com cada departamento atuando de forma independente e operacionalmente diferente.

A estrutura organizacional é dividida com base na complexidade e amplitude do trabalho, como contabilidade financeira e gerencial.

Isso facilita na alocação dos recursos e a realização dos serviços necessários com mais eficiência.

Consequentemente, o departamento estabelece padrões específicos para suportar toda a operação contábil, reduzindo erros.

Os principais departamentos contábeis são o departamento financeiro/contabilidade geral, o departamento fiscal/tributário, o departamento de private equity e venture capital (capital privado) e o setor de controles internos e auditoria.

Cada um destes departamentos têm seus próprios procedimentos para realizar as tarefas relevantes de modo a promover resultados satisfatórios para a empresa.

Organização de tarefas e prioridades

A classificação e a delegação de tarefas contábeis é uma parte importante da gestão.

Isso porque é fundamental que todas as responsabilidades contábeis sejam claramente definidas para facilitar o fluxo de trabalho da equipe e não sobrecarregar os profissionais.

Delegar tarefas para membros da equipe diferentes os capacita a serem mais produtivos e promove a comunicação, evitando erros e conflitos sobre os processos.

Além disso, é possível contratar empresas terceirizadas ou profissionais autônomos para realizar funções contábeis específicas, como fechamentos contábeis, auditoria, preparação de relatórios financeiros, etc.

Isso permite que os funcionários se concentrem em outras demandas, agregando agilidade e credibilidade aos diferentes processos.

Capacitação de funcionários

Para ter uma equipe contábil bem-sucedida, é importante investir no treinamento e capacitação dos funcionários que atuam nas rotinas contábeis da organização.

Isso inclui oferecer formação periódica para melhorar o conhecimento sobre procedimentos contábeis, estratégias de gerenciamento de registros financeiros, escrituração contábil e preparação de relatórios financeiros.

Além disso, as empresas também podem promover programas computacionais para automatizar tarefas básicas.

Ao fazer isso, os funcionários podem melhorar sua competência, empreendendo em atividades mais desafiadoras.

Isso aumenta o nível de produtividade da equipe e reduz o tempo gasto com transações financeiras manuais.

Preparação e otimização da empresa

É necessário investir e preparar a empresa para desenvolver um processo contábil mais eficaz.

Assim, o uso de tecnologias específicas para a área contábil, como sistemas de processamento, podem ocorrer e melhorar a gestão financeira.

É necessário que as equipes responsáveis pelos processos contábeis estejam cientes das rotinas administrativas, fiscalizações regulatórias e obrigações do setor.

Dessa forma, a organização garantirá que seus procedimentos contábeis estão atualizados e sendo corretamente realizados.

Qual a importância das rotinas de contabilidade para as empresas?

As rotinas contábeis são fundamentais para as empresas dos mais diferentes setores, desde lojas e pet shops até multinacionais estabelecidas, passando por setores com demandas específicas, como escritórios de advocacia e clínicas médicas.

Isso porque esses processos fornecem informações precisas sobre o fluxo financeiro, ajudando na tomada de decisão.

É responsabilidade das rotinas contábeis obter dados precisos e confiáveis para manter as operações funcionando, desenvolvendo a marca.

Além disso, os procedimentos contábeis ajudam na preparação e análise das demonstrações financeiras.

Essas informações são importantes para prever o crescimento da organização e para avaliar seu desempenho passado, identificando investimentos positivos e negativos.

Elas também são cruciais para comissões governamentais, ao considerar o controle fiscal, auditorias, regulação, entre outros processos burocráticos.

Portanto, ter um processo contábil bem estruturado é fundamental para garantir que todas as operações ocorram como o planejado.

Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.