Saiba como organizar o setor financeiro da sua empresa

Saiba como organizar o setor financeiro da sua empresa

O setor financeiro é um dos departamentos mais importantes de toda e qualquer empresa, uma vez que ele é responsável pelo gerenciamento de recursos, a avaliação das finanças e o equilíbrio das contas, verificando os lucros, rentabilidade e gastos.

Por esse motivo, é extremamente importante manter um gerenciamento financeiro eficiente, através de processos e metodologias assertivas, que colaboram com a manutenção dos planejamentos, bem como a avaliação de cenários.

Até porque, é através da organização desse departamento que a empresa tem uma ideia de quanto ela está lucrando com seus serviços de pintura predial, por exemplo, e se esse montante é suficiente para a promoção de um crescimento sustentável.

No artigo de hoje, saiba como organizar o setor financeiro da sua empresa e ter um gerenciamento eficaz, objetivo e transparente. Acompanhe a leitura!

Qual a importância do setor financeiro?

O setor financeiro é responsável pelo diagnóstico da saúde financeira da sua empresa, atuando na análise dos custos de operação e no índice de lucratividade.

Ou seja, é esse departamento que vai dizer qual é o melhor momento para conter gastos e economizar, ou quando é a hora de investir em algo novo.

A partir desse entendimento, é possível gerir o seu negócio com mais tranquilidade, cumprindo os prazos e assumindo compromissos com os stakeholders (clientes, fornecedores, público, etc.).

Abaixo, separamos os principais indicadores que fazem parte do setor financeiro de qualquer empresa. Confira!

Faturamento

O faturamento trata de quanto a empresa ganha em um determinado período de tempo. Ou seja, quais são as vendas realizadas e quanto entra no caixa.

Por exemplo, um negócio especializado em aplicação de resina epóxi pode avaliar quanto foi o faturamento em um ano, levando em consideração quantas pessoas fecharam uma compra com o empreendimento.

Com esse índice, é possível comparar se as metas estabelecidas foram realmente cumpridas. Caso contrário, a empresa pode adotar novas estratégias para otimizar os lucros.

Margem de lucro

A margem de lucro permite uma análise mais aprofundada das condições financeiras da sua empresa. Afinal de contas, além de verificar o faturamento, ela também considera os gastos que o seu negócio teve.

Por exemplo, o faturamento pode ter sido bom, mas é necessário computar também o custo com a compra de um relógio de ponto portátil, por exemplo, para então ter uma noção real do lucro.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a movimentação financeira da sua empresa, isto é, tudo que entrou e saiu de dinheiro. Esse é um dos principais indicadores financeiros, pois a partir dele, os gestores podem tomar decisões a respeito dos investimentos.

Por essa razão, é imprescindível que o setor financeiro faça um registro diário do fluxo de caixa, incluindo como informações:

  • Custos com atividades operacionais;
  • Pagamento de contas;
  • Investimento em suprimentos;
  • Atualizações tecnológicas;
  • Custos de financiamento;
  • Quantidade de vendas;
  • Entre outros.

Ou seja, é com o fluxo de caixa que as empresas podem ter uma ideia muito mais assertiva sobre a saúde financeira dos negócios.

Como organizar o setor financeiro? Confira essas 7 dicas!

O setor financeiro também lida com perspectivas de mercado, em especial referente às crises que podem abalar as empresas.

Mesmo que o seu negócio tenha um grande potencial de sucesso, ele pode acabar se esbarrando nas oscilações econômicas e mercadológicas. Por isso, ter um setor financeiro organizado é a oportunidade para o seu empreendimento sobreviver às adversidades.

Em negócios recorrentes, como o pagamento de assinaturas para softwares de automação residencial som, por exemplo, o controle das finanças deve ser ainda mais assíduo, uma vez que o índice de inadimplência pode prejudicar o faturamento da empresa.

Diante disso, separamos algumas dicas de como organizar o setor financeiro da sua empresa. Leia a seguir!

1 – Faça todos os registros

O primeiro passo é nunca deixar de registrar nada em relação ao financeiro da sua empresa. Ou seja, lembre-se de analisar diariamente o fluxo de caixa e registrar todas as movimentações, seja de entrada ou saída.

As anotações diárias evitam que você perca o controle da gestão, além de diminuir a ocorrência no atraso de pagamentos e recebimentos.

Afinal de contas, você vai ver lá na planilha, tendo um controle de acesso digital, todos os dados a respeito da saúde financeira da sua empresa.

Quando os valores são devidamente registrados, o processo de conciliação financeira é muito mais simples, diminuindo os riscos de títulos em aberto.

2 – Faça um acompanhamento constante

Além de registrar as informações, é fundamental que você acompanhe todo os dados referentes à situação financeira da sua empresa.

Uma dica é fazer esse processo diariamente, procurando possíveis inconsistências que devem ser otimizadas. Até porque, sem esse acompanhamento, é difícil estabelecer uma linha de cobrança.

Imagine, por exemplo, cobrar o pagamento de uma tela janela de um consumidor que não deve nada para a sua empresa? Isso é bastante inconveniente e pode abalar o relacionamento do consumidor com a sua marca.

3 – Defina um orçamento anual

É importante que a sua empresa saiba o quanto ela pode gastar e qual é a margem tolerável da inadimplência. Por isso, recomenda-se o orçamento anual.

A partir disso, é possível definir um teto de gastos, alinhar valores, investimentos e gastos, sem sair do limite – e sem prejudicar a saúde financeira das empresas.

Isso não quer dizer que não se pode sair nenhum pouco do orçamento. Por exemplo, se os sistemas de exaustão da sua empresa deram problema e for preciso fazer a troca de equipamentos, esse gasto deve ser considerado.

Por isso, o orçamento anual conta com uma margem, já que podem ocorrer oscilações no mercado e outros imprevistos.

4 – Separe as contas pessoais das profissionais

Essa dica é válida principalmente para as pequenas e médias empresas, que costumam ter uma mistura grande entre as contas pessoais e profissionais. Esse é um erro comum, mas que pode comprometer toda a saúde financeira do empreendimento.

Caso a sua empresa tenha mais de um sócio, estabeleça um valor de retirada mensal e evite o pagamento de pessoa física pelo caixa. 

5 – Treine a sua equipe

É importante que a sua equipe de colaboradores seja bem treinada e capacitada para exercer atividades que contribuam com a saúde financeira. Um exemplo é saber o passo a passo na execução de tarefas, o que reduz os riscos de erros.

Quando a empresa deixa de treinar os funcionários, pode ocorrer lançamentos mal atribuídos, registro em contas diferentes, aplicação errada de multas e juros, entre outros.

6 – Implante um sistema automático de cobrança

Uma dica que pode ajudar muito no sistema financeiro das equipes é instalar sistemas de pagamento automáticos, capazes de padronizar as atividades mais burocráticas e diminuir a incidência de erros humanos.

Hoje em dia, os processos manuais estão caindo cada vez mais em desuso, justamente porque deixam de ser práticos ou seguros.

Imagine, por exemplo, colocar no meio do descarte de equipamentos de informática, alguns equipamentos que ainda estão em bom uso? É bem provável que isso cause um grande prejuízo financeiro às empresas.

Por isso, o ideal é cogitar a implantação de um sistema de pagamento automático, realizar um processo de gestão de finanças e acompanhamento do fluxo de caixa.

Não vai demorar muito para que você perceba o quanto o uso da tecnologia pode ajudar na eficiência dos processos e na melhoria contínua do seu negócio.

Outra vantagem é que a maioria dos softwares de automação oferecem métricas assertivas para verificar o desempenho do setor financeiro.

Assim, você pode ter o controle do fluxo de caixa, faturamento e outros indicadores, com geração automática, sem a necessidade de realizar contas extremamente complexas.

7 – Tenha disciplina financeira

Por fim, para manter a organização do setor financeiro, é imprescindível que você tenha disciplina financeira. Isso significa que, sem um objetivo e uma meta definida para o cumprimento de tarefas, pode ser muito difícil colocar em ordem a situação financeira.

Além disso, é importante abrir espaço na rotina de trabalho para acompanhar o desempenho das finanças. Ou seja, os gestores também precisam conhecer os prazos, organizar as contas e ter ciência das responsabilidades.

Fora isso, é preciso ter um controle dos gastos, para não sair por aí gastando dinheiro sem a menor necessidade.

Conclusão

Ter controle da situação financeira da sua empresa é a chave para o sucesso dos negócios. Inclusive, grande parte dos empreendimentos acaba tendo problemas de sobrevivência, em especial em épocas de crise, por falta de controle financeiro.

O artigo de hoje buscou trazer algumas dicas de como manter a ordem do setor financeiro da sua empresa e, desse modo, usufruir de uma boa saúde para o seu empreendimento, sendo tomar decisões assertivas e orientadas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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