A falta de controle sobre as despesas é uma das maiores dificuldades que as pessoas enfrentam e que consequentemente leva a uma total desorganização em suas finanças. Porém, é possível ajustar isso criando uma planilha de gastos.

Dessa forma, ao visualizá-la a pessoa tem na sua frente quais são as suas despesas diárias, mensais ou anuais, datas de pagamento, valores que podem ser utilizados em aplicações financeiras, como também o dinheiro para uma reserva de emergência.

As planilhas de gastos podem ser simples, como a que registra a despesa com a compra de um cercado de pvc para bebê, até as bem mais elaboradas usadas dentro de empresas que contém informações muito mais detalhadas sobre investimentos e outros valores.

Não é algo tão complicado de fazer, porém, quem se deparar com alguma dificuldade precisa pedir auxílio para alguém que tenha mais conhecimento em sua elaboração, evitando que dados importantes sejam esquecidos durante o preenchimento.

O que é planilha de gastos? 

A planilha de gastos ou de despesas é um documento que relaciona e organiza todas as despesas financeiras pessoais ou corporativas e pode ser criada de diversas formas em um simples pedaço de papel ou por meio de gráficos e fórmulas em programas como o Excel. 

Qual é a importância de uma planilha de gastos?

A planilha de despesas é importante por diversos fatores, tais como os elencados abaixo, para melhor entendimento:

• Auxilia no controle das despesas;
• Ajuda a guardar dinheiro;
• Propicia que os gastos sejam melhor direcionados;
• Amplia a visão das despesas;
• Identifica exatamente para onde o dinheiro está indo;
• Auxilia na criação de estratégias para economizar;
• Ressalta valores que podem ser investidos;
• Conduz a pessoa a economizar;
• Equilibra o orçamento, para que ele não fique disperso.

A planilha é um instrumento que auxilia o controle financeiro, para que não sejam realizados gastos com itens considerados supérfluos e, que quando identificados, podem ser retirados dando lugar ao pagamento do IPTU, por exemplo, algo muito importante.

Existem despesas essenciais que não podem ser esquecidas como o aluguel, energia elétrica, água, pagamento da internet e o salário de um cuidador de idoso noturno, que precisa ser registrado e as despesas com o registro são bastante altas.

Ela realmente é muito importante pelos seguintes motivos descritos abaixo, não deixando com que a pessoa seja pega de surpresa diante de pagamentos ou situações imprevistas que podem ocorrer. Os motivos são:

• A pessoa ou empresa passa a entender a movimentação do dinheiro;
• Os custos com compras diversas podem ser reduzidos;
• Aumenta as possibilidades de investimentos;
• As metas planejadas podem ser alcançadas.

Entendendo o fluxo do dinheiro, a planilha pode mostrar exatamente onde e como ele foi gasto, e a pessoa pode verificar antecipadamente o quanto está gastando, podendo controlar a situação financeira, caso ela saia do controle por conta de um imprevisto.

Quando a pessoa identifica para onde o dinheiro está caminhando, ela pode elaborar uma série de estratégias, que colaboram com a redução dos custos na compra de kit lanche café da manhã, por exemplo, verificando o quanto do orçamento está sendo afetado.

Portanto, se o orçamento despendido com isso é demasiado, é possível diminuir os itens deste kit ou substituí-los por outros mais baratos, comparando diversos preços no mercado.

Se o gasto de dinheiro for muito grande com combustíveis para o carro, pode-se considerar outros meios de transporte como ônibus ou metrô, ou até mesmo ir a pé, se o local de trabalho não for distante.

A planilha também pode identificar se serviços como pacotes de TV ou assinatura de revistas são realmente necessários e se estão mesmo sendo utilizados. Eles podem conter preços exorbitantes que a princípio não são identificados.

Quando os gastos são reduzidos, sobra mais dinheiro para realizar outros investimentos, aumentando a entrada financeira no orçamento, possibilitando a compra de sanca ilha de gesso, para ser colocada na residência.

O produto pode até não ser muito caro, mas o dinheiro extra do investimento vai cobrir o pagamento dessa despesa, que pode não ter sido elencada nas metas colocadas na planilha de gastos.

Inclusive, na planilha, pode ser registrado o rendimento desses investimentos que se não forem usados para algum tipo de despesa, pode começar a compor uma reserva de emergência, ideal para aumentar o patrimônio.

Por meio de uma planilha de custos, a pessoa consegue verificar se as metas econômicas são cumpridas e caso isso não esteja ocorrendo, será preciso realizar ajustes financeiros necessários para adequação das mesmas.  

Não existem planilhas prontas, como as receitas de bolo. No entanto, é importante que ela seja utilizada eficientemente, seja por meio do Excel, de um aplicativo ou escrita à mão.

Alguns modelos são encontrados pela internet, porém devem se adequar às necessidades de cada usuário. Existem aplicativos que trabalham nesse controle de gastos com exame clínico ocupacional, desde o mais minucioso até o mais simples.  

Existem ainda opções de planilha de gastos onde o controle das despesas pode ser feito diariamente e aplicativos como Guiabolso, Organizze, Monefy, Gullaci e muitos outros.

O que precisa constar na planilha de gastos?

Mesmo dentro da simplicidade, o usuário da planilha precisa adicionar informações essenciais para o controle de custos, tais como:

• Meses do ano;
• Descrição das despesas;
• Mapeamento dos gastos;
• Soma de valores e comparações;
• Identificação das metas.

Normalmente a planilha começa com os gastos mensais, por isso a primeira linha deve ser preenchida com os meses no ano correspondente.

Na primeira coluna, deve ser elencada quais são todas as despesas mensais fixas e se puder é bom deixar um item para “investimento”, mesmo que ainda não exista nenhum.

Para mapear os gastos é importante separar o extrato bancário do mês e os comprovantes do cartão de débito inclusive o que mostra a despesa com mudança cnh para pcd, incluindo todos os valores, para somá-los e identificar o total gasto.

Feito isso, todas as despesas devem ser somadas para a visualização do quanto foi gasto de dinheiro naquele determinado mês e de acordo com o preenchimento da planilha, os gastos precisam ser comparados, para verificar as variações ocorridas.

Enfim, depois da conscientização de saber onde o dinheiro está sendo gasto, as despesas supérfluas podem ser retiradas, como as mangueiras importadas e muito mais caras usadas na linha de combate a incêndio.

A segurança dos prédios das empresas é muito importante, mas os preços dessas mangueiras podem ser pesquisados, para que outras da mesma qualidade e mais baratas possam ser adquiridas.

Essa revisão de preços com certeza irá diminuir as despesas na organização, e o dinheiro economizado poderá ser direcionado para um outro setor. No final de tudo, as metas de economia podem ser estabelecidas.

Planilhas de Gastos pessoais em Excel

Usar uma planilha pronta em Excel é um ótimo ponto de partida para a organização das finanças.

Existem diversos modelos que podem ser baixados gratuitamente pela internet e cada um deles deve ser experimentado para que possa atender às necessidades pessoais de cada pessoa.

A lista abaixo sugere 5 destes modelos que inclusive podem registrar a pesquisa de valores de limpeza após obra preço m2, por exemplo. São eles:

• Planilha para controlar os gastos pessoais;
• Planilha para controlar o orçamento familiar;
• Planilha para controlar gastos avançados;
• Planilha para controlar o orçamento doméstico.

Todas elas objetivam o controle financeiro pessoal, mas as empresas também podem realizar esse controle com o auxílio de um profissional que conheça profundamente o manejo dessa ferramenta, que por muitas vezes é bem complexa no entendimento.

Dicas para montar uma planilha de gastos

Mesmo tendo dificuldade na organização das finanças ou possuindo dificuldades para trabalhar com o formato das planilhas, a verdade é que a falta dela acaba fazendo com que as pessoas não registrem seus gastos.

Contudo, é possível criar uma planilha de gastos simples, por exemplo, conforme as dicas elencadas abaixo:

Reunir os dados, separando documentos como recibos, faturas de cartão de crédito, holerites de pagamento e os comprovantes do cartão de débito.

Criar as colunas e abas para colocação dos dados básicos como a data de transação da compra, o valor e a descrição do que foi comprado.

Registrar os dados, colocando os ganhos e os gastos sempre na mesma coluna. Além de reservar uma célula para a somatória dos totais ganhos, dos que foram gastos e o valor final.

Dessa maneira a pessoa tem como ter uma visão precisa da situação financeira atual, podendo partir para a realização das suas metas.

Considerações finais

É necessário ter muita responsabilidade para organizar o controle financeiro que, quando desordenado, provoca despesas que não precisam ser contabilizadas no dia a dia.

A melhor forma é criar uma planilha de gastos, mesmo que de forma simples, para que todas as despesas possam ser visualizadas e, com isso trazer uma boa economia para o bolso, podendo inclusive sobrar dinheiro para futuros investimentos.

Itens considerados supérfluos na análise da planilha podem ser retirados e gastos altos podem ser revistos. O importante é que a planilha eduque o usuário a controlar o seu dinheiro e saber para onde ela está caminhando. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.