Com o avanço da tecnologia, a contabilidade digital se torna mais presente nos mais diferentes segmentos de negócio, e mais desejada pelas equipes e gestores.
Isso porque, por meio desse processo e de suas ferramentas, é possível fazer a gestão das finanças de forma mais eficiente e segura, reduzindo custos.
Para quem ainda não está familiarizado com o termo, a contabilidade digital é o processo de realizar as atividades contábeis com softwares específicos que permitem o armazenamento e compartilhamento de informações em nuvem.
Ou seja, é a realização das atividades tradicionais do setor por meio de sistemas automatizados e a partir da conexão com a internet, agilizando fluxos e promovendo uma comunicação mais clara entre a equipe.
Assim, com a contabilidade digital, é possível ter um controle maior sobre as finanças, pois todas as informações ficam centralizadas.
Além disso, é possível acessar as informações de qualquer lugar, bastando ter um dispositivo com conexão à internet.
Outro destaque da contabilidade digital é a segurança das informações. Como elas ficam armazenadas em nuvem, há menos riscos de perda de dados.
A contabilidade digital também facilita o trabalho do contador, que pode realizar suas atividades de forma mais ágil e precisa.
Por tudo isso, vale a pena conhecer mais sobre a contabilidade digital e os impactos que pode proporcionar a sua empresa.
Continue a leitura pois neste artigo iremos abordar o tema, te ajudando a descobrir se vale a pena investir em contabilidade digital.
Afinal, o que é e quais os impactos da contabilidade digital?
Como pode ser percebido ao longo da introdução, a contabilidade digital nada mais é do que a evolução da contabilidade tradicional.
Assim, graças ao avanço tecnológico, as empresas e equipes podem digitalizar e simplificar os processos contábeis e a rotina.
Elas também podem acessar sistemas automatizados para gerenciar arquivos de dados, se comunicar com clientes, além de visualizar contas, documentos e realizar outras tarefas contábeis.
Isso significa que os contadores podem oferecer relatórios precisos e confiáveis, bem como aumentar a produtividade.
Por isso, podemos dizer que o objetivo da contabilidade digital é tornar as empresas mais eficientes e acessíveis.
Afinal, desde gerar documentos necessários para a fiscalização, impostos e pagamentos, até a geração de relatórios financeiros, a ferramenta torna os fluxos mais ágeis e produtivos.
Inclusive, um aspecto que pode ser considerado é o fato que a contabilidade digital significa redução de custos, pois é mais barata do que a tradicional.
Mais ainda, com o sistema, os profissionais e escritórios podem oferecer uma plataforma mais dinâmica para gerenciar as finanças, acompanhar os fluxos de caixa, organizar os impostos e muito mais.
Os contadores também podem monitorar os processos contábeis e evitar erros, bem como reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, promovendo automação, precisão e segurança.
Enfim, a contabilidade digital é uma ferramenta voltada para simplificar e melhorar os processos contábeis.
Por que investir em contabilidade digital?
O investimento em contabilidade digital vem crescendo significativamente nos últimos anos.
Isso se deve ao fato dessa ferramenta oferecer muitas vantagens, tanto para pequenas quanto para grandes empresas.
Além disso, ela ajuda as empresas a reduzirem custos, acelerar processos e se tornarem mais eficientes.
Assim, aliada a uma equipe especializada ou ao trabalho de uma consultoria de contabilidade, as plataformas ajudam a empresa a obter o máximo resultado de seus esforços contábeis de forma estratégica e sustentável.
Para se ter uma ideia, os profissionais contábeis podem ajudar a empresa a reduzir seus impostos, fornecer orientação financeira e ainda ajudar com a análise de custos.
Ao observar dashs disponíveis nas plataformas, insights e tomadas de decisão podem ocorrer mais rapidamente e de forma qualificada.
Benefícios da contabilidade digital
Agora, de forma mais detalhada, é importante identificar os benefícios proporcionados pela digitalização dos processos contábeis.
Os principais benefícios são a facilidade e rapidez na execução dos serviços contábeis, a segurança no armazenamento de dados e a redução dos custos de impressão.
No entanto, mais ainda, o uso de tecnologia na contabilidade também oferece mais eficiência no compartilhamento de dados, com resultados mais rápidos e melhor visibilidade.
Isso possibilita ações mais eficientes e acesso ágil a relatórios importantes.
Além disso, os indicadores apresentados são mais confiáveis, comparados à contabilidade manual, pois, no segundo caso, erros contábeis podem ocorrer.
Assim, a contabilidade digital proporciona mais flexibilidade, rapidez e produtividade para as empresas. Ao listar tais aspectos, teríamos as seguintes vantagens:
- Mais segurança e confiabilidade nos dados;
- Integração entre os processos de negócio;
- Autonomia no acesso e gerenciamento de relatórios;
- Redução no tempo para processamento de informações;
- Emissão de documentos fiscais em tempo hábil;
- Redução do esforço com atividades manuais;
- Gestão otimizada e embasada.
Outros benefícios são a detecção ágil de erros no livro-caixa , acompanhamento adequado das autoridades tributárias e melhor performance do negócio.
Além disso, com a contabilidade digital, pode-se dispor de ferramentas inteligentes a partir da modelagem de algoritmos financeiros preditivos.
Tudo isso inserido em um único ambiente digital e que promove mais transparência nas operações, o que acelera o desempenho financeiro, reduz erros e permite economizar tempo e dinheiro.
Contudo, de modo a explorar essas vantagens, confira outras melhorias que a contabilidade digital pode proporcionar de forma mais aprofundada.
Automação de tarefas
A automação de tarefas é o primeiro aspecto a ser considerado, pois a digitalização contábil trata, exatamente, da automação dos processos e fluxos financeiros.
Assim, é uma excelente ferramenta para otimizar o tempo dos profissionais, de contador para MEI preço, equipes especializadas em grandes e pequenas empresas, bem como consultorias e empresas contábeis terceirizadas.
Isso porque é uma vantagem que facilita o trabalho dos contadores e economiza tempo da equipe.
Nesse sentido, buscar por uma ferramenta dedicada tornará a contabilidade mais eficiente, auxiliando o acompanhamento das obrigações legais e impostos.
Além disso, o sistema pode auxiliar na emissão de notas fiscais, guias de arrecadação, controle de estoque, gestão financeira, entre outras funções, conforme as necessidades da equipe e software solicitado.
Facilidade e praticidade
A contabilidade digital tem se tornado mais popular por conta da facilidade e praticidade que agrega ao serviço contábil, tornando-o mais eficaz e fácil de manter.
Além de economizar tempo, as empresas conseguem economizar esforço e aumentar a produtividade.
O acesso a informações importantes para a realização de serviços contabilidade também é facilitado, assim como a gestão dos processos contábeis e da finança geral.
Por fim, a contabilidade digital permite ter transparência e controle sobre os fluxos, oferecendo melhorias nas áreas de planejamento financeiro.
Menos gastos com a mão de obra
Investir em contabilidade digital pode ter grande impacto nos custos, reduzindo a alta demanda por profissionais e aumentando a margem de lucro.
Além disso, com a automatização e economia de tempo, o sistema permite que as tarefas sejam executadas de forma mais eficiente, podendo ser personalizadas pelos profissionais posteriormente.
Consequentemente, a equipe pode dedicar esforços para análises mais complexas e melhorias no orçamento – e no setor como um todo.
Ou seja, com a contabilidade digital, as empresas podem ter acesso a profissionais qualificados e às últimas ferramentas de gestão, reduzindo os custos com mão de obra.
Além disso, também há a melhora na precisão e eficiência das operações. Portanto, adotar a contabilidade digital é uma excelente estratégia para gastar menos e qualificar o setor.
Segurança e armazenamento de dados
A contabilidade digital é um meio de manter os dados seguros e armazenados de forma inovadora e inteligente.
É possível acompanhar de perto os movimentos financeiros a partir da análise de dados contábeis em modernos sistemas computacionais.
Além da segurança aumentada, as vantagens também incluem agilidade e praticidade no processamento e armazenamento de dados.
Não há mais a necessidade de armazenar documentos em pastas ou arquivos manuais, pois tudo fica registrado no sistema, que pode ser acessado remotamente por perfis autorizados para gerar relatórios de forma intuitiva, por exemplo.
A segurança e o armazenamento de dados são de extrema importância, sendo que todos os processos contábeis devem ser protegidos, o que ocorre de forma precisa por meio de senhas criptografadas.
Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso fácil aos dados, sem a necessidade de compartilhá-los manualmente.
Vantagens como segurança aumentada e armazenamento facilitado são bastante benéficas, já que proporcionam mais controle sobre os processos contábeis.
Portanto, é possível usufruir das vantagens da contabilidade digital para a máxima segurança na gestão de dados.
Mais transparência nas informações
A contabilidade digital surge com o objetivo de tornar as informações financeiras mais transparentes a todos os envolvidos no processo.
Com as novas tecnologias, as empresas podem ter uma melhor visão, e mais clareza, nos dados, otimizando o processo e melhorando o controle de informações.
Somadas às vantagens já existentes, tais como velocidade e precisão nos cálculos, a contabilidade digital é uma das soluções mais usadas para alinhar as equipes. Com informações mais fáceis de compartilhar, qualifica-se o processo de auditoria.
A tecnologia também proporciona mais segurança ao contar com o backup de servidores remotos e alta criptografia.
Descubra como funcionam os processos na contabilidade digital
Como mencionado, a contabilidade digital consiste na utilização de softwares para realizar todo o processo contábil, desde o registro de dados em notas fiscais até a emissão de relatórios facilmente, permitindo que os colaboradores foquem em outras demandas.
O uso da contabilidade digital se diferencia da contabilidade tradicional pela facilidade no lançamento e classificação das transações e pela possibilidade do armazenamento remoto dos dados a partir das funcionalidades do sistema.
Ao permitir a geração de comprovantes, documentos e cálculos de impostos, além de proporcionar uma ótima rede de controle por parte do contador, os fluxos são qualificados.
Cabe ressaltar, contudo, que essas características podem variar conforme o software usado. Ou seja, pode ser mais – ou menos – intuitivo, bem como ter diferentes opções de relatórios e operações.
Apesar disso, independentemente do sistema utilizado, a informação é organizada de forma simples para que os gestores possam tomar decisões mais ágeis, obtendo diversas vantagens desses posicionamentos.
A tecnologia também simplifica o trabalho dos contadores, já que eles têm um panorama completo sobre as finanças da empresa enquanto executam as tarefas diárias e monitoram as leis tributárias por meio de alertas personalizados.
Como implementar uma estrutura de contabilidade digital na empresa?
Agora que você já compreendeu o que é e todos os benefícios da contabilidade digital para seu negócio, identificando se vale a pena contar com a ferramenta para suas demandas financeiras, é importante considerar os processos para implementar a estrutura de contabilidade automatizada.
1. Defina os objetivos do projeto
Antes de adotar a contabilidade digital em sua empresa, é importante definir quais metas espera alcançar com a implementação.
Por exemplo, pode-se ter como objetivo tornar os processos contábeis mais transparentes e acessíveis, obtendo um controle mais rigoroso das contas.
2. Invista em um bom software de contabilidade
Para implantar uma estrutura de contabilidade digital, é necessário encontrar um software adequado para as necessidades da sua empresa.
Assim, é importante analisar cuidadosamente as funções disponíveis nos programas antes da seleção final.
3. Treine os funcionários
A mudança para o novo software requer treinamento da equipe e tempo de maturação no uso.
Por isso, incentive os funcionários a usarem o novo sistema, desde comandos básicos até outras funções disponíveis.
Além disso, mantenha consultores à disposição, caso surja alguma dúvida durante o treinamento e implementação da ferramenta.
4. Crie procedimentos e regras claras
Além dos aplicativos, será necessário estabelecer regras claras sobre as relações financeiras entre organização e clientes.
Também será preciso determinar os dados que devem ser armazenados nesses documentos para promover análises qualificadas, protegendo informações sensíveis.
5. Gerencie verificações internas
Todas as despesas, receitas e transações financeiras precisam estar listadas em relatórios automatizados no sistema de contabilidade.
Com auditorias regulares, é possível avaliar a confiabilidade dos relatórios e identificar erros antes que prejudique o fluxo financeiro.
A importância de um software de gestão eficiente
De todos os processos, cabe nos atermos ao software de gestão para explicar mais sobre a importância e os cuidados relacionados aos processos de contabilidade digital.
Basicamente, a estrutura é uma alternativa eficiente e prática dos sistemas de contabilidade tradicionais, ou mesmo aos suportes como planilhas.
Para liderar os negócios de maneira eficaz, é fundamental contar com um software de gestão de qualidade e que atenda às necessidades específicas do negócio, oferecendo segurança, consistência e simplicidade no acompanhamento dos fluxos.
Neste caso, contudo, focado no gerenciamento das equipes, orçamento e tomada de decisões mais estratégicas, visando os objetivos e sustentabilidade do negócio a longo prazo.
Um bom software de gestão é capaz de unificar processos, tornar as informações acessíveis e permitir o acompanhamento e a análise contínua dos dados, contribuindo para o crescimento da empresa.
Ele pode acompanhar as despesas, gerar relatórios financeiros atualizados, gerar fluxo de caixa e direcionar o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias.
Uma contabilidade digital adequadamente administrada – e acompanhada por um gestor responsável e focado em dados – permite contas e informações financeiras precisas, promovendo segurança financeira e reduzindo erros e retrabalhos.
Além disso, um bom software de gestão oferece fácil acesso às informações necessárias para melhorar o desempenho do negócio e realizar tarefas mais rapidamente.
Por isso, é tão importante para qualquer empresário ter um bom software de gestão que atenda às suas necessidades específicas de contabilidade digital.
Como a contabilidade digital está melhorando os negócios?
Em conclusão, a contabilidade digital tem movimentado cada vez mais os negócios, simplificando tarefas rotineiras ao tornar possível a automatização de processos e o armazenamento de dados.
Consequentemente, o fluxo de trabalho passa a ser mais rápido e eficiente.
Mais ainda, a digitalização da contabilidade permite às empresas e gestão o controle e análise de operações em tempo real.
Ela reduz o trabalho manual para preparar os relatórios fiscais, além de tornar mais rápido e seguro o processamento de dados.
Devido à qualidade dos registros, as informações sobre os serviços de contabilidade preços ficam mais precisas quando se referem às leis, impostos e regras tributárias vigentes.
Outra grande vantagem da contabilidade digital é que ela simplifica consideravelmente a tarefa de reunir informações dos relatórios financeiros para análises empresariais e decisões estratégicas.
Com isso, as empresas podem ter melhores resultados e acesso permanente às informações dispostas em dashs de fácil leitura, permitindo decisões precisas.
Em suma, o uso da contabilidade digital oferece muitos benefícios e melhoria na qualidade dos processos financeiros.
Portanto, se você está pensando em implementar uma solução de contabilidade digital, é importante identificar suas necessidades e pesquisar a melhor opção para suas demandas específicas.
Afinal, não trata-se apenas de uma tendência corporativa, mas um avanço tecnológico que facilita drasticamente o gerenciamento administrativo dos negócios.
Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
