As Organizações da Sociedade Civil (OSC), apesar de terem uma causa social e não terem como objetivo o lucro (algo que acontece com as empresas), precisam ter tanta atenção quanto empresas em relação à sua gestão. A partir do momento que se estrutura uma organização, independente da área em que atue e qual a sua finalidade, esta passa a ter obrigações, sejam elas de caráter regulatório (abertura de CNPJ, estatuto social), sejam de caráter operacional (gastos administrativos, infraestrutura). E, como bem mostram os dados do SEBRAE, o principal motivo pelo fechamento de empresas é por conta da falta de planejamento e gestão. Com as OSC não é diferente.
Também temos um comparativo bem válido entre as OSC e os pequenos negócios. Ao contrário dos grandes negócios, que possuem diversos funcionários, inúmeros departamentos e recursos destinados para cada objetivo, os pequenos negócios, de modo geral, possuem recursos limitados, sejam eles recursos de tempo, pessoal ou até financeiro. Portanto, em boa parte dos casos, é impraticável implementar modelos de gestão e ferramentas que são utilizados nos grandes negócios nos pequenos. O ideal é buscar metodologias e ferramentas que funcionem de maneira simples mas também eficaz.
Por isso, pensando nisso, listamos algumas dicas para gestão de OSC:
- Modelagem e Planejamento
O passo inicial para qualquer ideia sair da cabeça das pessoas e passar para a prática é fazer uma modelagem. Ela consiste basicamente em trazer a ideia para o mundo real, já definindo como ela passará a existir e sobreviver, pensando também em quais são os diferenciais de outras ideias e práticas que já existem por aí. Uma boa maneira de fazer essa modelagem é a partir do Canvas. Nesta ferramenta, serão levantados os seguintes pontos que definirão a estrutura inicial da organização: Parcerias chave, Atividades chave, Proposta de Valor, Relação com o Cliente, Segmentos de Mercado, Recursos Chave, Canais, Estrutura de Custos e Fontes de Renda.Uma segunda atividade muito importante para dar início à organização é a elaboração do Planejamento Estratégico. Em outras palavras, é definir os rumos que pretende-se tomar, para alcançar uma série de objetivos que serão definidos. Nessa etapa, pode-se definir a Missão, Visão e os Valores, realizar análises da estrutura interna e externa, através da matriz SWOT, e por fim, definir metas. É uma etapa muito importante por trazer foco.
- Fluxo de Caixa
O Fluxo de Caixa nada mais é do que uma ferramenta para listar-se as entradas e as saídas de dinheiro, permitindo entende-se como estão sendo as atividades da organização, quanto cada categoria compromete no orçamento, e analisar a viabilidade de investimentos futuros. O fluxo de caixa é a primeira ferramenta financeira que qualquer organização deve estruturar para que não perca controle sobre suas finanças. Não existe um modelo certo ou errado, a ferramenta deve ser estruturada de forma que passe a fazer parte do cotidiano da organização, por isso, cabe a quem for utilizá-la ver se adapta-se melhor no esquema do caderninho, planilha ou até mesmo sistemas (hoje existem sistemas muito bons e com preços acessíveis voltados aos pequenos negócios).
- Tenha uma conta bancária própria para a OSC
Um erro muito recorrente que acontece com boa parte dos pequenos negócios é a utilização de uma única conta bancária, que funciona tanto para a organização quanto para as finanças pessoais dos proprietários. Isso, além de poder resultar em problemas com a contabilidade, pode causar problemas de enorme escala de grandeza, uma vez que se misturarem os “dinheiros” da organização com das pessoas físicas e não ter-se controle nem registro disso. Por isso, é fundamental que desde o começo, a organização tenha uma conta bancária própria, com cartões separados. Todas as movimentações devem ser devidamente registradas
- Demonstrativo de Resultados (DRE)
Muitos negócios muitas vezes acabam não fazendo o DRE porque acreditam que não seja necessário, uma vez que já registram seus gastos e receitas no fluxo de caixa. Porém, aqui está um erro fatal que acontece muito por ai. Quando falamos de finanças, precisamos ter duas visões, uma visão de caixa (que é a demonstrada no fluxo de caixa), e uma visão de competência. Esta analisa as movimentações não referente a data em que realmente foram efetivadas no fluxo de caixa da empresa, mas sim em relação ao mês de referência. Por exemplo, a conta de luz que pagamos todo mês é sempre em relação ao mês anterior, logo, a visão de caixa acaba vendo essa movimentação em mês diferente do que a visão de competência vê. O grande problema de só ter a visão de caixa é que só se vê o valor no final do extrato bancário, esquecendo que muitas vezes existem obrigações a serem pagas referentes ao mês anterior. A visão de competência permite dar o real resultado de um negócio, se foi positivo ou negativo.
- Lucro é importante
Apesar das OSC terem uma finalidade social, ter lucro é importante sim para elas. O motivo disso é que, como mostramos, assim como qualquer organização, as OSC também têm gastos e obrigações a serem cumpridas, e, o cenário em que isso é feito, e além disso, sobra certo dinheiro, é interessante pelo fato de possibilitar investimentos, sejam eles na capacitação das pessoas envolvidas, na estrutura da organização, entre outros. Não deve-se confundir Associação Sem Fins Lucrativos com ausência de lucro. Essas associações são caracterizadas por não remunerarem os envolvidos, e não por terem lucro zero.
- Fundo Reserva
Imprevistos ocorrem e é preciso se proteger para minimizar o impacto destes. Seja nas finanças pessoais ou nas finanças de uma organização, estamos o tempo todo sujeitos a imprevistos, como por exemplo uma quebra de equipamento, problema jurídico ou qualquer outro gasto que não era esperado. Para evitar que estes gastos impactem negativamente a organização, é importante ter-se um valor reservado para essas emergências. Fazer um fundo reserva, com um valor guardado mensalmente para esses possíveis incidentes é uma forma muito interessante de trazer maior equilíbrio à organização.
- Orçamento
O Orçamento é mais uma ferramenta de fundamental importância para tudo que tiver relação com dinheiro, pois ele ajuda a alinhar os objetivos da organização, elaborados no planejamento estratégico, com as finanças. O orçamento deve ser feito com certa periodicidade, buscando sempre gastar menos do que recebe, para que essa diferença de valor seja pelo menos guardada no fundo reserva. Também é importante que esse orçamento seja cumprido, pois muitas vezes ele acaba virando só mais uma planilha cheia de números.
