Eventos corporativos costumam ter sempre um retorno positivo, seja para o próprio negócio ou mesmo para os colaboradores. A maioria acredita que um bom evento requer uma verba alta, mas não se engane! É possível fazer algo bem-sucedida gastando pouco, basta planejamento e organização.     

Com a ajuda da internet você conseguirá estudar sobre o tema do evento, elaborar o planejamento, o controle de gastos, além de fazer a divulgação da reunião através de sites e redes sociais.

Continue o texto e aplique nossas dicas para criar um evento bem estruturado e de sucesso tendo um baixo orçamento. 

Defina o objetivo do evento e seus passos 

Antes de mais nada é preciso ter em mente o objetivo do seu evento. Veja algumas ideias abaixo: 

• Posicionar a marca e o mercado;
• Gerar novos negócios;
• Divulgar tendências do setor;
• Gerar networking;
• Capacitação profissional dos colaboradores;
• Debater ideias sobre algum tema específico;
• Promover novos produtos;
• Motivar e engajar os funcionários.

Para elaborar um evento fantástico, acesso nosso link e fique por dentro do passo a passo.  

A importância de um planejamento 

Para fazer o seu evento, seja de pequeno ou grande porte, precisará de planejamento para sair conforme o esperado. Faça um mapeamento para não ocorrer gastos desnecessários.

Elabore um checklist para sua organização fluir melhor, assim não terá o perigo de deixar passar nada importante, além de manter um fluxo ordenado. Um exemplo: 

• Data e local do evento;
• Projeção de convidados – público-alvo (faixa etária, área de atuação e conhecimento, nível hierárquico) – e palestrantes;
• Descrição do evento com os horários de cada bate-papo;
• Pessoas responsáveis pelo evento – forme uma equipe e delegue tarefas;
• Fornecedores (com nomes e contatos);
• Prazos para concluir as fases planejadas.

Planilha de gastos 

A melhor forma de estruturar o seu evento sem se perder será através de uma planilha. Por ela você deixará todos os valores e orçamentos organizados, podendo ser acessada por outros responsáveis caso seja necessário.

Alguns gastos habituais de eventos: 

• Espaço do evento;
• Alimentação ou serviço de buffet;
• Equipe de produção;
• Ações para a divulgação do evento;
• Palestrantes, músicos, entre outros convidados;
• Decoração do local;
• Brindes ou itens para sorteio;
• Locação de equipamentos e mobiliário.

Patrocinadores são seus melhores amigos

Muitas pessoas acabam se esquecendo do melhor caminho para fazer o evento gastando menos: conseguir alguém que patrocine o encontro. Com um patrocínio – ou mesmo uma parceria – você pode conseguir fazer um evento maior e melhor ou até mesmo de graça! 

Quer exemplos? Você pode conseguir a comida ou os brindes gratuitamente em troca de divulgação. A parceria pode rolar na troca de serviços ou produtos do seu negócio. Enfim, estude as empresas que tenham alguma conexão com a sua e negocie o melhor caminho para ambos.

Se prepare para imprevistos 

Para fugir da Lei de Murphy, procure não gastar até o último centavo do orçamento que planejou. Mesmo que o evento seja super bem-planejado, tudo pode acontecer, não é? Então é preciso estar preparado para futuros contratempos. 

Como, por exemplo? Você pode ter planejado alguma atividade ao ar livre e, de repente, a previsão do tempo muda, tendo a grande possibilidade de chover justamente no horário marcado. E agora? Talvez precise trocar o local ou alugar algumas tendas e é aí que o dinheiro de emergência irá entrar.

Ouça seus colaboradores 

Não tem como fazer um bom evento sem ouvir os próprios funcionários! Eles saberão qual o melhor tema para se aprofundar e aprender mais, podendo, inclusive, dar sugestões de palestrantes e patrocinadores. Isso facilitará muito os preparativos.

O online pode te salvar 

Se você quer que seu evento chegue a mais pessoas será preciso divulgá-lo internet afora. Há muitos caminhos para fazer isso, então vamos a eles:

Instagram: adicione hashtags no post sobre o tema a ser explorado no evento;

Facebook: crie um evento privado ou aberto a fim de que outras pessoas possam vê-lo; coloque o evento em grupos que venham a se interessar pela temática;

Vendas online: caso seu evento seja pago, você pode fazer a venda em sites como o Sympla.  

O simples conquista 

Por incrível que pareça, não adianta fazer um big evento se ele não cativar os convidados. Procure contratar palestrantes que tenham didática e saibam se comunicar bem, ganhando a plateia. Isso faz total diferença, mostrando que o simples, mas bem feito, é o que realmente importa ao planejar um evento. 

Cuide dos seus colaboradores 

Independentemente do formato ou tema do evento da empresa, procure sempre fazer o melhor para os seus colaboradores. É a partir deles que o negócio prosperará realmente.

No decorrer do texto, vimos que é possível fazer um evento incrível e memorável gastando pouco. Com organização e planejamento você conseguirá fazer desde uma pequena reunião a um grande seminário, se for bem estruturado.

Mas se ainda precisar de um apoio financeiro, uma opção viável é pedir um empréstimo ou ainda pagar no cartão de crédito. Só é necessário atenção para não se endividar depois. 

Sabemos que às vezes questões financeiras podem gerar muitas dúvidas e também certa insegurança, não é? E foi pensando nisso que a Juros Baixos criou uma comunidade voltada à construção de um Brasil com pessoas financeiramente saudáveis. Nesse espaço, além de receber diversos conteúdos, você também pode tirar todas as suas dúvidas diretamente com um educador financeiro enquanto tem trocas com pessoas que também buscam mais bem-estar financeiro! Ahh, mas o melhor de tudo é que você pode receber recompensas enquanto aprende como melhorar sua vida financeira. Demais, né? Venha fazer parte e conhecer mais sobre a comunidade JB!