Como forma de manter uma empresa estável, a gestão de compras ajuda o comércio a lidar com as suas diversas demandas. Inclusive, sem ela não há a possibilidade de realizar uma boa administração, que possibilite ao gestor identificar as necessidades atuais. 

Desse modo, essa atividade não é somente conferir se há mercadorias suficientes, mas  também se certificar sobre os possíveis desperdícios, excelência dos materiais, dentre outras questões que estão relacionadas com esse departamento. 

Entenda como funciona a gestão de compras

Ao falar em gestão, a primeira coisa que vem à mente é a compra de matérias-primas e mercadorias para a produção dos itens finais. Porém, uma gestão adequada cuida de outros tópicos além das compras. 

Ela é encarregada da eficiência do setor, assim estão entre as suas responsabilidades cuidar das negociações com os fornecedores, compra de materiais para todos os setores do comércio, como envelope personalizado A4 e materiais de papelaria para o escritório. 

Esse departamento também ajuda a pensar em táticas que permitam a viabilidade das aquisições, ou seja de insumos com menor custo, bem como em técnicas para manter a qualidade dos produtos finais. 

Por isso, esse setor tem como responsabilidade evitar que a empresa passe por situações de apuros, além de não deixar faltar nada que prejudique o desenvolvimento das atividades dos setores. 

Nesse sentido, se alguma mercadoria necessária faltar, os outros departamentos ficam impossibilitados de desenvolverem as suas atividades. Dessa forma, se não for realizada com praticidade e qualidade, as consequências podem afetar os resultados do comércio.

Quais são as etapas da gestão de compras?

Como já dito anteriormente, essa tática não se resume apenas a compras, isso porque para que se chegue no estágio final é preciso que antes sejam realizadas outras etapas, por exemplo:

• Planejamento dos produtos necessários;
• Seleção de fornecedores;
• Negociação dos pedidos;
• Manter o fluxo de mercadorias;
• Checklist de recebimento e conferência.

Assim, o processo da gestão se inicia com  a verificação de itens necessários para o funcionamento do local, por isso é realizado um levantamento e um planejamento de todas as mercadorias que são usadas pela empresa. 

Aqui, o objetivo é verificar a quantidade de tinta para sala, por exemplo, que será usada para uma determinada atividade. Já no caso de produtos que são requisitados com frequência, usados todo mês, o planejamento verifica a quantidade para que não falte. 

A próxima etapa trata da seleção dos fornecedores, por isso é realizado um levantamento de negócios que trabalham com aqueles produtos, bem como são observadas as qualidades das mercadorias e as condições para a aquisição. 

Com o fornecedor escolhido, chega o momento de realizar uma negociação para os pedidos, aqui são verificadas possibilidades de prazos e também de valores, assim o responsável pode negociar ofertas e condições mais vantajosas.

Após todos esses procedimentos, o administrador já tem um comércio confiável, que dá conta das necessidades da empresa de serviços de pintura residencial, por exemplo. Por isso, o próximo passo é se certificar que o fluxo seja mantido. 

Assim, antes que falte algum produto, o ideal é que as demandas sejam solicitadas com antecedência, isso evita situações de prejuízo e também que algum setor seja impactado e impedido de desenvolver as atividades por falta de insumos. 

Por fim, a última fase consiste em cuidar do recebimento e conferência das mercadorias, nesse momento é fundamental verificar se a quantidade solicitada chegou corretamente e se as mercadorias foram produzidas com a qualidade pedida. 

Além disso, faz parte da gestão também cuidar das despesas desse setor, por isso os valores precisam ser analisados, assim como os desperdícios e as perdas de matérias-primas, além de cuidar para dar o destino correto para cada mercadoria. 

Pense que um restaurante de marmitex para empresa, por exemplo, precisa cuidar para que tenham alimentos no estoque, mas também precisa de outros recursos como papel, canetas e produtos de limpeza. 

Por isso, o administrador deve cuidar para que cada produto chegue ao seu destino corretamente.

Por que uma empresa precisa de gestão de compras?

Essa gestão afeta diversos setores do negócio e pode ser percebida até pelos clientes. Já pensou se um comprador entra em uma loja e solicita uma mercadoria, mas ela está em falta, então, isso ocorre por uma gestão incorreta. 

A situação é desegrádavel e pode causar um mal estar para os vendedores, já o cliente sai insatisfeito e com uma má impressão do comércio. Portanto, a gestão é importante para evitar esse tipo de situação. 

Além disso, o negócio consegue melhorar os seus lucros, já que tem se a possibilidade de identificar as mercadorias que fazem mais sucesso e quais não, assim, no caso das últimas, o desperdício é evitado, não tendo grandes quantidades no estoque. 

Nesse sentido, o método também permite que haja uma organização dos departamentos, sendo que isso é essencial para qualquer setor. 

Dessa forma, tanto no âmbito burocrático quanto fisicamente os itens ficam bem organizados. Inclusive, no local físico pode ser usado um armário de aço para escritório, por exemplo. 

Isso porque a bagunça atrapalha encontrar as mercadorias e prejudica a contagem, por isso quanto mais organizado, melhor. 

Por fim, com a gestão, o comércio se torna mais competitivo, sendo que este pode ser o diferencial de uma loja para outra. Lembre-se, em um mercado cada vez mais amplo, a diferença está nos pequenos detalhes.

Dicas para fazer uma boa gestão

Sabendo dos benefícios dessa prática e de como ela possibilita que o setor desenvolva as atividades com uma performance melhor, veja algumas sugestões sobre como iniciar o processo de gestão de um negócio. 

Conheça a demanda 

Você pode buscar os melhores fornecedores, organizar toda a burocracia e fazer aquisições por valores satisfatórios, mas se você não conhecer a realidade da sua empresa de nada vai adiantar. 

É necessário que todas as empresas, como uma que venda notebook novo, entenda quais são as suas demandas, principalmente para conseguir atender os clientes, tendo um estoque recheado e compatível com o planejamento.

Por isso, é essencial que as aquisições sejam feitas de acordo com as vendas das mercadorias e com o nível do estoque. Assim, produtos não são desperdiçados, não ficam encalhados no estoque ou ficam em falta. 

Compare valores

Para obter mercadorias em menores valores, é essencial que seja feita uma pesquisa, listando os fornecedores e verificando a qualidade dos produtos e também os preços. Se possível, negocie para chegar em um valor mais aceitável. 

Assim, os lucros são elevados e uma loja de piso de madeira vinilico, por exemplo, consegue otimizar os seus serviços e, em alguns casos, oferecer condições melhores para os seus consumidores, que podem até conseguir descontos e aproveitar promoções. 

Verifique os fornecedores

Antes de fechar negócio, é preciso checar se os fornecedores são honestos, cumprem prazos e se são confiáveis. Desse modo, realize uma lista com aqueles com que o comércio já trabalhou, bem como os que cumpriram os requisitos. 

Sendo assim, as atividades do comércio não são afetadas por erros ou atrasos, já que muitas atividades dependem da entrega das mercadorias por estes fornecedores. 

Faça um planejamento

Organize os dados de compras do comércio, ou seja, liste tudo o que o estabelecimento necessita para as suas atividades. Dessa forma, com os dados organizados, existe a possibilidade de pensar nas demandas. 

Assim, uma loja de avaliação de ativos, por exemplo, consegue compreender quando precisa fazer novos pedidos de mercadorias, além de observar as tendências do mercado em geral. 

Por exemplo, dependendo do ramo da empresa, é possível verificar que algumas mercadorias são mais consumidas em determinados períodos. 

Uma loja de sorvetes, por exemplo, vende menos no inverno e muito mais no verão, por isso a sua gestão deve levar isso em consideração, permitindo que as suas aquisições sejam maiores nesse período. 

Use tecnologia

Entre tantas verificações fica difícil controlar todos os setores e verificar todas as quantidades, por isso use a tecnologia para ajudar. Se possível aposte em programas de confiança que otimizam a tarefa. 

Com um sistema integrado, existe a possibilidade de integrar as vendas e o estoque, assim, a cada saída de uma mercadoria, o sistema diminui no estoque, permitindo que as contagens de mercadorias sejam feitas automaticamente. 

Sendo assim, existem diversos modelos de programas que podem atender as necessidades do comércio. 

Conclusão

Um comércio precisa ter uma gestão de compras para conseguir lidar com as demandas dos seus consumidores, bem como para não deixar que falte mercadoria para eles. Além disso, essa atividade contribui para auxiliar nos outros setores do comércio. 

Sendo assim, com a gestão é possível evitar que os departamentos parem por conta de falta de produtos. Logo, esse método traz muitos benefícios para os negócios, por exemplo, a crescente dentro de um mercado tão concorrido.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.