Com o crescimento da sua empresa é essencial realizar a contratação de colaboradores, assim como registrar funcionários. Os colaboradores são essenciais no processo de dinamizar os processos, assim como aprimorar os procedimentos. 

No processo de realizar o registro de colaboradores, é essencial que a empresa saiba quais são os documentos necessários para que ocorra o registro adequado do funcionário. 

Muitos empreendedores acham que esse é um procedimento burocrático e até mesmo, que traz gastos para a empresa. Mas, essa é uma visão equivocada, visto que a regularização dos funcionários é um ato indispensável para a proteção financeira do seu negócio.

É muito importante que a empresa saiba quais são os documentos necessários para fazer o registro do colaborador, assim como para sua regularização de acordo com a legislação. 

Isso envolve aspectos que vão incidir diretamente na garantia dos colaboradores, levando em conta o recolhimento do INSS, 13º salário, direito a férias, dentre outros aspectos. 

Por conta da importância desse tema para sua empresa de engenharia civil ou de qualquer outro segmento, neste artigo, explicaremos a importância de registrar um funcionário, assim como os documentos que são necessários para isso. 

Acompanhe a seguir!

Entenda a importância do registro do colaborador 

Antes de compreender quais são os documentos necessários para fazer o registro e regularizar a situação do funcionário, é essencial que a empresa compreenda quais são os benefícios e a importância dessa ação.

 O primeiro elemento que destacamos é que por meio do registro do funcionário, a empresa garante ao seu colaborador diversos benefícios. Dentre esses benefícios, podemos destacar:

• Férias;
• 13º salário;
• Recolhimento do FGTS;
• Recolhimento do INSS.

Isso é importante porque traz um diferencial para a empresa e consegue fazer com que o colaborador se atraia mais pelo seu negócio. Ou seja, é a chance da sua empresa administradora de condomínio mostrar que valoriza o trabalho do seu colaborador. 

Quando a empresa registra o funcionário, ela também consegue evitar diversos problemas trabalhistas, assim como evita que seus funcionários estejam na irregularidade. 

Além disso, o empregador reduz as chances de ter que sofrer penalidades, que incidem sobre o pagamento de multas por não registrar o funcionário, assim como ser alvo de diversas ações na área trabalhista, seja por atraso de pagamento e outras ações de indenização. 

O registro do colaborador também serve como um elemento que auxilia a gestão financeira do seu negócio, fazendo com que a empresa e o colaborador tenham os seus direitos garantidos por lei. 

Somente por meio de uma regularização do colaborador a empresa consegue também realizar cobranças sobre o bom desempenho de um serviço, além da cobrança da prestação de horários e de serviços que sejam adequados ao negócio. 

A partir do entendimento acerca dos benefícios, é importante compreender quais são os custos de fazer o registro do colaborador. Acompanhe a seguir!

Os custos para fazer o registro do colaborador

Quando se tem um negócio, como empresa de topografia e agrimensura ou atuação em outro segmento, é muito importante realizar a admissão do colaborador. 

Após esse processo, o valor do salário não é a única despesa que a empresa terá. Existem alguns encargos e outros impostos que são contabilizados quando falamos nas obrigações trabalhistas. 

Para facilitar essa ação de cálculo, assim como de planejamento, a empresa pode contar com a presença de um contador. 

Os contadores são profissionais da área da contabilidade que contribuem para a gestão financeira da empresa, assim como para que ocorra um pagamento das obrigações do negócio em dia com a legislação. 

Para além da contratação de um contador ou de uma empresa contadora, recomenda-se também o uso de uma planilha, assim como de softwares e sistemas que ajudam na elaboração e controle do cálculo para sua empresa  de solo grampeado. 

Documentação necessária para o registro do colaborador

A regularização dos funcionários ocorre a partir de uma documentação que é necessária para o seu registro. A partir disso, apresentaremos alguns documentos que são fundamentais no processo de contratação. Acompanhe a seguir!

Currículo e ficha de solicitação 

As recomendações que apresentaremos neste artigo servem para construtoras em sp ou para qualquer outro negócio. O primeiro contato do colaborador com a empresa se dá por meio do cadastro de um currículo para a fase de avaliação. 

É nesse momento que a pessoa mostra quais são suas habilidades, cursos e especializações. Esse é um primeiro documento e arquivo que ajudam a empresa a ter o conhecimento sobre quem é a pessoa a ser contratada.

Carteira de trabalho e de previdência social

O segundo documento e sem dúvidas, o mais importante, é a carteira de trabalho e de previdência social. Chamada também de CTPS, essa carteira é essencial para o momento de registro de colaborador, por meio do setor de recursos humanos da sua empresa. 

Nesse documento são feitas anotações sobre a função que o colaborador vai exercer, assim como a remuneração. 

Certidão de nascimento, casamento do colaborador e dos dependentes

Outro documento importante no momento da contratação é a entrega da certidão de nascimento, junto com o cadastro de pessoa física e o registro geral. 

No caso de uma pessoa casada, a certidão de casamento precisa ser entregue. É essencial que a empresa conheça também quem são os dependentes do colaborador, levando em conta o número de filhos. 

Isso é importante até para a concessão de benefícios, como vale alimentação, auxílio creche e até mesmo, um salário família. A questão dos dependentes também contribui para o abate financeiro que é feito durante a declaração do imposto de renda. 

Comprovante de escolaridade

O comprovante de escolaridade é um documento essencial para mostrar que a pessoa possui as qualificações que são exigidas pela vaga. 

Por exemplo, para a realização de serviços de topografia, é necessário curso técnico e especialização. Em outros casos, pode ser exigido a realização de curso de nível superior, assim como pós-graduação. 

O comprovante de escolaridade pode ocorrer por meio da entrega de diploma emitido por instituições de ensino que são reconhecidas pelo ministério da educação, assim como pela conclusão do ensino médio. 

Atestado emitido pelo médico da empresa 

No momento da contratação, a empresa também precisa que o colaborador se submeta ao médico do trabalho, para a realização do exame admissional. 

É por meio desse exame que a empresa consegue constatar que a pessoa está apta em relação à saúde para a realização das atividades propostas. 

Ou seja, é uma forma de identificar capacidades tanto físicas (por exemplo, para a instalação de uma laje maciça protendida) como mentais. 

Por fim, alguns documentos pessoais também podem ser requisitados pela empresa, como forma de entender mais sobre o colaborador. 

Alguns desses documentos são o comprovante de endereço, a cédula de identidade e o CPF, título de eleitor (assim como a comprovação de que a pessoa está em dia com suas obrigações eleitorais), certificado de reservistas para os homens e até mesmo, uma foto 3×4.

A depender da área de atuação, como em hospitais, por exemplo, pode ser necessária a comprovação de determinadas vacinas, como de tétano e hepatites. 

A formalização do processo de admissão 

Com toda essa documentação em mãos, chegou o momento de formalizar o processo de admissão, assim como registrar o seu colaborador. Por meio do acesso à carteira de trabalho, é possível que a empresa registre o vínculo empregatício. 

Isso ocorre por meio da concessão de dados do empregador, assim como o nome do cargo, a remuneração e o registro de condições especiais de trabalho, se houver necessidade. 

Além disso, a empresa deve preencher um livro com o registro de empregados. Esse é um documento interno, que é regido por alguns artigos da Consolidação das leis trabalhistas, conhecida também como CLT. 

Existe também a elaboração de um contrato individual de trabalho que deve ser assinado pelo empregador, assim como pelo colaborador. 

Isso inclui o início das atividades, o tempo de contrato, a jornada de trabalho em horas semanais, especificações do cargo, salário, dentre outros aspectos. 

É possível adotar um contrato de experiência de 90 dias, que pode ser renovado por meio de um contrato indeterminado. 

Outras declarações podem ser necessárias para o preenchimento ao longo do tempo, sejam termos de responsabilidade pelo manuseio de uma plataforma elevatória preço, dentre outros. 

Neste processo, o importante é que sua empresa busque registrar e regularizar a situação de todos os funcionários, pois isso traz uma valorização, assim como proporciona uma melhor gestão financeira do seu negócio. 

A partir das orientações que apontamos neste artigo, faça as mudanças necessárias dentro do seu negócio. 

Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.