Um pequeno e médio empreendedor muitas vezes precisa de formas eficientes para ajudá-lo a realizar a gestão financeira de seu negócio, o que a implementação de um sistema de qualidade pode ajudar significativamente. 

A partir desse recurso, a empresa consegue controlar o orçamento da empresa, analisando todos os gastos e a quantidade de capital entrando como lucro e receita, o que permite a ela potencializar a sua produtividade. 

Basicamente, o sistema de gestão financeira serve como um mecanismo de auxílio para que um negócio consiga produzir com qualidade e terminar o mês com um faturamento significativo e sem problemas financeiros. 

Isso porque, por exemplo, uma empresa de comunicação visual que sabe o quanto de orçamento tem disponível para investir em um projeto e o quanto ela pode gastar sem tirar dinheiro de outras contas fixas que precisa pagar, prevenindo as dívidas. 

Ele será o responsável por automatizar processos e ajudar a preservar compromissos financeiros, aumentando o controle sobre as contas e facilitando o acesso à informação para garantir saúde econômica para a empresa. 

De que maneira funciona o sistema de gestão financeira?

Na prática, o sistema de gestão financeira funciona como uma solução tecnológica, utilizada a partir de um aplicativo ou software, que armazena as informações sobre o estado financeiro de uma empresa e tudo que se refere a ele. 

Esse ambiente é capaz de proporcionar diferentes ferramentas para auxiliar no gerenciamento de todo o fluxo de dados financeiros da instituição e também garantir a automatização de vários processos. 

Esse recurso é capaz de criar relatórios de forma automática, baseando-se em dados anteriores e atuais, contendo diversas informações e de forma aprofundada em um espaço de tempo muito pequeno. 

Contudo, é imprescindível que a empresa tome algumas ações antes de implementá-lo, uma vez que não conseguirá beneficiá-la apenas existindo. 

Seguem algumas ações fundamentais:

• Realizar planejamento de implementação;
• Proporcionar treinamento de aplicação dele;
• Fazer reuniões periódicas para alinhar sempre a equipe;
• Realizar um acompanhamento contínuo sobre sua aplicação;
• Certificar-se de que a equipe entendeu o seu uso.

Esses são alguns pontos que podem parecer simples, mas são essenciais para que a estratégia desse sistema consiga ser implementada da melhor forma possível, garantindo eficiência logo nos primeiros momentos.

Por exemplo, se uma empresa de avaliação patrimonial tem toda a sua equipe preparada para usar um novo recurso e conhece tudo o que deve fazer, ela garante que a sua aplicação não passe por problemas desde o início, facilitando a implementação dele.

Quais impactos positivos esse recurso garante?

Sendo assim, o sistema de gestão financeira pode garantir alguns impactos positivos para ajudar no desenvolvimento da empresa. 

Para ficar mais clara, algumas das principais vantagens serão analisadas.

Diminuição da taxa de erros

Um problema que as empresas se deparam com frequência ao utilizar apenas o serviço manual é uma alta taxa de erros e falhas, o que é completamente comum e fácil de ocorrer, uma vez que o ser humano pode se enganar diversas vezes e errar e isso é normal. 

Contudo, a partir do momento que é implementada uma estratégia automatizada, em que a tecnologia comanda as informações e controla os números de acordo com fatos concretos, essa taxa de erros diminui significativamente, ponto que todos desejam alcançar. 

Dessa forma, há completa segurança sobre a credibilidade dos dados marcados e da quantidade de capital que entra e sai da instituição, além de que diminui a necessidade de refazer as atividades. 

Isto é, se uma empresa de espaços de coworking tem todos os dados de compra e venda anotados corretamente, ela não precisará perder seu tempo arrumando informações que foram anotadas erradas, conseguindo investir em outras ações essenciais. 

Setores realizam trabalhos em sincronia

Outro benefício da implementação desse sistema é que ele garante a integração dos setores, os quais realizam seus trabalhos e projetos em sincronia, garantindo alinhamento do time e organização dos projetos. 

Isto é, por exemplo, uma empresa de fachada de loja que deseja criar uma nova campanha, ao ter um sistema de gestão financeira implementado, as outras áreas da empresa também se envolverão, como o setor de contabilidade para liberar o orçamento. 

Como consequência, os trabalhos são mais organizados e todos da empresa conseguem ter noção do que está acontecendo e trabalhar juntos, sem prejudicar projetos ou fornecer dados errados e no fim do mês faltar dinheiro para atividades essenciais, como aluguel. 

Além disso, essa situação permite que o time fique todo alinhado a um objetivo comum, compreendendo todas as ações da empresa e o que será feito, além de ter todas as informações para desenvolver projetos em comum. 

Consegue decidir de forma mais correta

Como visto, o sistema de gestão financeira permite que a empresa possua um banco de dados e eles sejam analisados sobre a quantia de capital que entra e sai dela. 

Assim, é possível estabelecer um controle maior sobre todos os projetos. 

Consequentemente, ela é capaz de tomar decisões mais assertivas para ideias futuras, devido ao fato de que o software passa a analisar as informações anteriores, permitindo que ela se baseie em fatos concretos para criar novas ações. 

Um exemplo, uma empresa de comunicação visual entendeu que quando utilizou as redes sociais como canal de divulgação teve um aumento considerável no seu lucro do mês. Portanto, ela consegue recriar essa estratégia para outros projetos. 

Dessa maneira, ela potencializa os seus resultados, uma vez que compreendeu de forma clara como suas ações influenciaram no público e nas suas vendas, o que permite a ela criar projetos mais corretos e que serão mais eficientes.

Gastar o tempo com esperteza

Ademais, uma outra vantagem de utilizar esse sistema é devido ao fato de ser uma ação automatizada, os colaboradores não precisam passar parte de seu tempo digitando informações ou atualizando dados. 

Com isso, eles conseguem diminuir o gasto de tempo com ações que não darão nenhum retorno de forma ativa, podendo direcionar esse uso para pontos fundamentais para o desenvolvimento da empresa.

Como consequência, a produtividade geral aumenta, pois o tempo gasto é utilizado para ter um retorno ativo dos clientes, ou seja, as ações de pouco valor têm o seu tempo trocado para gastar nas tarefas mais importantes. 

Por exemplo, o funcionário de um negócio de assessoria empresarial não terá que gastar 20 minutos atualizando a planilha sobre as compras do dia, conseguindo convocar um número alto de clientes nesse tempo, aumentando o lucro dele.

Aumento significativo do controle de dados

Por fim, utilizar esse sistema de gestão permite que a empresa consiga ter um controle muito maior sobre os seus dados e limitações em relação à saúde financeira dela, criando estratégias que condizem com a sua situação do momento. 

Isto é, uma marca de endereço fiscal virtual que sabe o quanto de capital pode investir em uma nova campanha, sem afetar os gastos a pagar no fim de um certo período, consegue criar projetos que fazem sentido e não a afetarão de um jeito ruim. 

No caso de não ter acesso a esses dados, o colaborador pode desenvolver um projeto completo e quando chegar a hora de desenvolvê-lo, falhar, pois não há capital suficiente ou gastar tudo e correr o risco de endividar a empresa no fim do mês. 

Além disso, ele permite um acompanhamento das informações de diversos lugares e a qualquer momento, retirando a limitação existente do controle normal por planilhas, facilitando o acesso a todos e garantindo eficácia e segurança. 

Por exemplo, um programador que vende software de gestão empresarial para pequenas empresas que teve uma ideia de projeto em sua casa, ele não precisa ir até o estabelecimento para se basear, conseguindo acessar os dados de onde estiver.

Precisão na identificação de problemas

É de conhecimento das empresas que o quanto antes um problema for resolvido, menores serão os impactos nela e em seus clientes. 

Nesse contexto, o sistema de gestão permite que as falhas sejam encontradas de forma mais rápida e precisa. 

Desse jeito, em caso de acontecimento de alguma falha, a marca consegue reverter o problema logo e antes que ele se torne irreversível, uma vez que sua identificação é detalhada pelo programa, diminuindo os prejuízos de forma significativa. 

Considerações finais

Portanto, o sistema de gestão financeira surge como uma forma de auxiliar diversas empresas, não importando o tipo delas, mas as pequenas e médias, uma vez que há menor conhecimento de mercado e de estratégias que funcionam.

Assim, esse recurso funciona como um apoio para garantir a saúde financeira dessas instituições e aumentar o controle sobre os dados, prevenindo-a de diversos problemas e proporcionando benefícios imprescindíveis, como os citados ao longo deste artigo. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.