A terceirização dos processos contábeis permite uma gestão contábil muito mais ágil e eficiente ao permitir que os gerentes tenham visões claras e ágeis dos fluxos e valores, bem como que as equipes foquem nas atividades cruciais para o desenvolvimento do negócio.
Isso ocorre porque uma empresa – ou profissionais especializados – passam a realizar o acompanhamento e gestão dos fluxos contábeis e financeiros.
Assim, consegue-se promover mais liberdade, flexibilidade e tempo para os demais profissionais atuarem em ações criativas e estratégicas, sem que as finanças saiam da visão dos gerentes ou comprometam o sucesso do negócio.
Quer saber mais sobre o que é e os benefícios que a terceirização contábil pode agregar ao seu negócio? Continue conosco neste post!
O que é terceirização de serviços?
Na prática, a terceirização de serviços é o processo de transferência total ou parcial da responsabilidade pela conclusão de serviços e/ou das atividades, sendo essas gerenciadas por outra organização.
As tarefas são realizadas enquanto prestações de serviço externas.
Assim, geralmente a empresa contrata outro empreendimento, especializado na área, para alocar os profissionais que serão responsáveis por realizar as demandas ou subcontratadas para alocação.
Ou seja, são profissionais/empresas contratados para um determinado trabalho, e não necessariamente um empregado com vínculo empregatício, sendo bastante comum em atividades como empresa de faxina e profissionais de segurança.
Desse modo, a atividade consiste, basicamente, na alocação de funções, processos ou atividades a uma terceira parte (subcontrata) que se responsabilizará técnico-operacionalmente pela execução dos fluxos solicitados.
Assim, há o oferecimento de serviços, ou mesmo de determinados resultados.
Diferenciais e vantagens da terceirização
De forma concisa, os principais diferenciais e vantagens da terceirização de serviços consistem na redução de custos e a especialidade na realização das tarefas, o que possibilita ao contratante desenvolver suas atividades centrais com mais qualidade, aumentando a produtividade.
Além disso, é possível ressaltar a flexibilidade nos serviços de contabilidade preços com relação ao volume de mão de obra prestada, além do controle tecnológico, que permite mais qualidade e rapidez na produção.
Abaixo, listamos as principais vantagens da terceirização de serviços, independentemente do segmento aplicado. São elas:
- Economia de Custos: alocação dos gastos, contratação em curto prazo e dependência menor do quadro de funcionários;
- Flexibilidade: dispensa a necessidade de se obter profissionais qualificados e específicos para determinada atividade ou projeto constantemente – o que demanda alto investimento em processo seletivo;
- Gerenciamento Eficiente: direciona os recursos disponíveis para a execução da produção/serviço, quando necessário;
- Rapidez: Agiliza a execução de atividades devido à concentração total dos profissionais na tarefa atribuída;
- Diminui Riscos na Execução das Atividades: otimização de processos devido transferência de responsabilidades estabelecidas entre as partes envolvidas;
- Qualidade nos Serviços: devido às questões técnico-operacionais supervisadas pelo terceirizado;
- Independência tecnológica: aplicação de novas tecnologias mais facilmente, em relação às questões financeiras internas da instituição contratante.
Por que investir na terceirização contábil?
Agora que você já conhece o processo de terceirização e seus benefícios gerais, é importante destacar o processo de consultoria e terceirização dos setores contábeis.
Para isso, primeiramente, é interessante definirmos esse conceito de forma apropriada.
Basicamente, a terceirização contábil trata de um processo para aliviar as atividades e otimizar todo trabalho de gerenciamento de finanças e contabilidade da organização, sendo utilizado por muitas empresas atualmente para rentabilizar suas dinâmicas.
Nesse sentido, o trabalho contábil fica à cargo de profissionais externos, que são contratados a partir da contratação de uma empresa pela instituição, que se responsabiliza pela alocação dos profissionais que realizarão todos os aspectos contábeis da empresa.
Esta atividade pode incluir atividades como:
- Desenvolver e acompanhar relatórios financeiros;
- Gerenciar e controlar o orçamento da organização;
- Cumprir os procedimentos regulamentares (abordagem orientada às leis),
- Analisar as informações financeiras e avaliar dados contábeis úteis para decisões;
- Identificar riscos e problemas nas operações bancárias;
- Estabelecer e alinhar processos de auditorias.
Além da terceirização enquanto processo habitual, ainda é possível recorrer a empresas especializadas para a realização desses serviços ou consultoria sobre os protocolos a serem implementados..
Nesse sentido, a realização de uma assessoria fiscal se torna possível, qualificando os processos e regulamentando a área, com processos a serem realizados pelos profissionais.
Esse processo de terceirização da gestão contábil e a aplicação de consultorias especializadas pode trazer benefícios significativos para as organizações.
Por exemplo, uma empresa de contabilidade pode ajudar seu negócio a obter mais informações sobre as finanças e o mercado, tornando mais fácil para os líderes tomarem boas decisões.
Também possibilita a concentração no real objetivo da empresa, desempenhando um papel preventivo e acompanhando as questões contábeis com mais segurança e tranquilidade.
Além disso, contratar uma equipe especializada para gerenciar esta área garante que as transações estejam programadas corretamente e os processos de contabilidade sejam desenvolvidos de forma ordenada.
Isso leva à redução de erros e dos custos operacionais.
Portanto, terceirizar a gestão contábil é altamente recomendado para fornecer respaldo e consistência para os fluxos financeiros e fiscais de forma direcionada, promovendo o sucesso dos negócios ao adequar as atividades às regras tributárias vigentes.
Vantagens da terceirização da gestão contábil
Como pode ser percebido no tópico anterior, a terceirização contábil possibilita que os negócios alcancem diferentes vantagens ao contar com uma estrutura especializada.
Por isso, cabe ressaltar de forma mais detalhada os benefícios que o serviço oferece. De modo geral, ao abordar a terceirização da gestão dos processos contábeis, pode-se destacar as cinco principais vantagens. São elas:
- Menos riscos: contratar uma empresa especializada para administrar a gestão contábil de uma empresa reduz o risco de erros e fraudes financeiras, pois esse profissional estará atento às mudanças jurídicas e regras tributárias;
- Flexibilidade: os serviços terceirizados possibilitam que as empresas aumentem ou diminuam o volume de trabalho conforme necessário;
- Otimização da produtividade: terceirizar a gestão contábil leva ao máximo desempenho e qualidade da informação. Os processos são seguidos por um profissional qualificado, minimizando o tempo despendido com a área;
- Alinhamento entre contabilidade e negócios: incentiva as lideranças a terem uma nova visão sobre decisões estratégicas, sendo alinhadas ao departamento contábil;
- Valorização da informação financeira: As terceirizadas podem utilizar tecnologias que permitem a modelagem e análise de dados, que favorecem a tomada de decisões e a projeção orçamentária.
Além desses aspectos, cabe abordar de forma mais aprofundada mais cinco aspectos e benefícios relacionados à aplicação da gestão terceirizada, seja de processos específicos, como apuração de impostos, ou para toda a otimização da área contábil.
- Redução de custos
A terceirização de serviços traz como benefício a redução de custos, pois a responsabilidade pela condução dos serviços é delegada à ao profissional/empresa alocada, concentrando e otimizando o investimento do serviço.
Isso garante que as empresas se concentrem no core business, ou seja, a atividade central, e não se preocupem com questões burocráticas.
Além disso, as soluções de terceirização também tornam mais fácil dimensionar o tamanho da equipe necessária para alcançar os objetivos propostos, permitindo economia de recursos.
Por fim, as organizações que procuram reduzir custos e manter a contratação de profissionais especializados, por tempo limitado, podem beneficiar-se com uma parceria envolvendo contratações sazonais.
Dessa forma, paga pelas horas trabalhadas quando necessário, obtendo melhores retornos financeiros com menor investimento antecipado.
- Especialização de equipes
Especializar a equipe contábil pode ser um dos benefícios da terceirização – que é uma das tarefas mais árduas com a equipe internalizada.
Isso porque os profissionais/empresas possuem uma sólida formação acadêmica e muita experiência em diversas áreas.
Isso permite que dediquem seu tempo no melhor aproveitamento das competências necessárias para os clientes, evitando desperdícios.
Com isso, é possível reduzir os custos em algumas áreas de trabalho e obter assistência especializada em projetos temporários ou de curto prazo.
A flexibilidade também é um dos princípios da terceirização na área contábil: as atividades são contratadas conforme as necessidades efetivas do negócio e das demandas pontuais.
- Atualização de processos e normas
Uma forma de obter um bom desempenho na terceirização é através da constante atualização dos processos, o que também é possível ao contar com empresas especializadas no setor.
Isso porque, para tal, as empresas contratam profissionais altamente qualificados e com maior capacitação técnica para tratarem das demandas e resolvê-las de maneira mais rápida e assertiva, bem como contam com a constante atualização de ferramentas e processos para garantir a qualidade das atividades fornecidas.
Ainda assim, o devido acompanhamento é fundamental.
É indicado avaliar os índices financeiros, bem como a produtividade dos colaboradores periodicamente, para que sejam tomadas as providências necessárias caso aconteça uma eventual queda de performance.
Além disso, a terceirização da gestão contábil garante conformidade com as leis e regulamentos do setor, atualizando as equipes com as mudanças regulatórias.
Por fim, é importante destacar que a parceria no projeto deve ser fortalecida. Assim, manter todos atualizados representa resultados satisfatórios no curto e longo prazo.
- Aplicação de novas tecnologias
As novas tecnologias são cada vez mais aplicadas na terceirização de serviços, pois facilitam o acompanhamento das atividades e gerenciamento dos resultados.
É possível desenvolver softwares que monitoram os processos em tempo real, melhorando a supervisão sobre a execução do contrato celebrado e dos fluxos financeiros como um todo.
Também é possível usar Big Data para avaliar dados e gerar insights sobre como foram os resultados obtidos.
Consequentemente, consegue-se apostar em ferramentas de inteligência artificial para tratar e analisar os dados automaticamente.
Por fim, usando as novas tecnologias, é possível discutir soluções inovadoras para problemas diversos, beneficiando a todos os envolvidos no processo contábil.
Assim, a terceirização da gestão contábil de um negócio se torna mais rentável e produtiva.
- Segurança e confiabilidade
A terceirização possibilita a mais elevada segurança e confiabilidade para as informações financeiras, pois são gerenciadas por profissionais altamente capacitados e dispostas em sistemas de acesso sistematizado.
Assim, os dados podem ser criptografados, reduzindo o risco de acesso às informações por pessoas não autorizadas, bem como os sistemas auxiliam na geração de números mais precisos.
Principais desafios da gestão financeira e contábil
Agora que você já conhece os benefícios da terceirização e o que é esse processo, é importante também identificar os principais desafios enfrentados no setor financeiro e que justificam a implementação de um processo terceirizado ou o acompanhamento de uma consultoria.
Antes de conhecê-los, contudo, cabe identificar os principais objetivos da gestão financeira e contábil, de modo a também identificar quando aplicar essa estratégia. São eles:
- Reduzir custos operacionais;
- Otimizar fluxos de caixa;
- Alinhar as regulamentações tributárias.
- Controlar os processos fiscais;
- Garantir qualidade nas atividades relacionadas à área.
Assim, a terceirização pode ajudar nesses objetivos ao controlar os custos por meio da contratação de profissionais focados na área.
Além disso, auxilia na melhoria dos fluxos de caixa das empresas com o cumprimento de metodologias eficazes.
Por fim, a terceirização pode trazer um respaldo legal sobre as obrigações estatutárias nas operações realizadas posteriormente.
Dito isso, confira a seguir os desafios que você pode enfrentar e que podem ser otimizados com a terceirização.
Processos defasados de gestão
O processo defasado é um dos principais motivos que estimulam a procura por novos processos para a gestão contábil.
A terceirização da gestão financeira e contábil permite à empresa acelerar o processo de tomada de decisões.
Além disso, como já mencionado, os profissionais que compõem o time de terceirização contam com softwares e ferramentas específicas para otimizar as rotinas financeiras.
Com isso há a melhoria dos fluxos, reduzindo os erros humanos e fazendo com que a organização ganhe agilidade e assertividade na tomada de decisões.
Falta de tecnologia
A terceirização da gestão financeira e contábil pode garantir que a empresa conte com os mais modernos softwares de auditorias, controles financeiros e sistemas de análise de dados em operação, expandindo a capacidade de gerenciamento e suporte às atividades financeiras.
Baixo controle dos processos
A estruturação operacional traz, por meio da terceirização, um maior controle nas atividades da empresa.
Assim, permite definições de metas mais claras e específicas, ampliando o respaldo na fiscalização das práticas efetuadas nos departamentos.
Dificuldade na Gestão de Pessoas
O uso da terceirização para serviços contábeis também permite um melhor gerenciamento na contratação e gestão de pessoas, que passa a ser responsabilidade da empresa contratada.
Isso possibilita controles complexos, a partir de sistemas especializados, aumentando a competitividade no ambiente organizacional.
Necessidade de melhores projeções e planejamento estratégico
A terceirização de serviços contábeis também agrega à gestão financeira e contábil projeções estratégicas sobre o desempenho empresarial.
Assim, por meio dos relatórios gerados por softwares especializados, há um melhor direcionamento das informações, permitindo uma visão ampla para a tomada de decisões.
Dificuldade para realizar a cobrança de inadimplência
Contar com sistemas contábeis e financeiros específicos possibilita o controle e cobrança da inadimplência dos clientes por meios efetivos e em processos claros, sendo administrados por profissionais capacitados.
De modo geral, os softwares possibilitam a visualização de diferentes dados, como o ciclo de recebimento e até facilita a emissão dos boletos bancários.
Como encontrar uma parceria qualificada para terceirizar a gestão contábil?
Ao longo deste artigo foi possível identificar os principais benefícios da terceirização da gestão financeira e contábil, como a redução de custos e a melhora na tomada de decisão.
Isso porque o processo permite o controle mais rigoroso de todas as operações financeiras, o que otimiza os fluxos e torna a prestação de contas mais fácil, regularizando o negócio e melhorando o lucro.
Contudo, para que essas vantagens sejam alcançadas, contar com uma empresa especializada é fundamental, qualificando os resultados e os processos estabelecidos.
Assim, é importante identificar empresas renomadas e que mais se adequem aos fluxos, objetivos e necessidades do seu negócio.
Por isso, avalie as certificações existentes e a credibilidade no mercado, bem como avaliações de clientes antigos. Somente assim será possível avaliar a responsabilidade, confiança e qualidade dos profissionais.
A facilidade de comunicação com a empresa, a experiência na área e as tecnologias usadas são outros fatores que podem ser avaliados antes de fechar parceria/contratar a empresa, possibilitando resultados ainda melhores e rápidos.
Como consequência, sua empresa poderá alocar os recursos financeiros de maneira mais eficiente e conseguirá avaliar a performance da empresa com mais afinco.Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
