Toda empresas precisa contar com um bom Sistema de Gestão Financeira se quiser ter a saúde de suas finanças em dia. Trata-se de uma maneira de conquistar uma boa rentabilidade.

Os softwares usados para esse controle trazem um maior controle ao negócio e melhor desenvolvimento.

Quando falamos dos dados financeiros de uma empresa, precisamos pensar em muitas questões que estão envolvidas. Independentemente de seu tamanho, ela precisa contar com um sistema que norteie suas ações e decisões.

O dinheiro é a base para a manutenção da empresa, sem ele, não é possível obter lucros, manter funcionários, garantir a qualidade dos produtos, investir em melhorias, dentre outras necessidades.

Quando ele é bem administrado, uma organização consegue manter-se saudável, mesmo com pouco capital. Por outro lado, mesmo que o negócio lucre muito, se as finanças não forem bem geridas, muitos problemas vão aparecer.

Antigamente, os gestores e empreendedores precisavam dar conta da administração financeira sozinhos, mas hoje em dia, existem softwares que fazem esse trabalho.

Sua importância, como auxílio nos negócios, funcionalidades, vantagens e outras informações são conhecimentos importantes para saber escolher o software ideal, e é sobre isso que vamos falar neste artigo. Acompanhe a leitura!

Por que um software de gestão financeira é importante?

Existem algumas práticas que são fundamentais para dar mais previsibilidade a um negócio e evitar prejuízos, como identificar clientes lucrativos, precificar produtos e serviços, além de acompanhar o fluxo de caixa.

Por incrível que pareça, algumas empresas não cuidam de questões básicas corretamente como essa. Trata-se de uma perda de controle do funcionamento do negócio, uma vez que seus gestores não têm visão estratégica.

Por exemplo, um estabelecimento que use software restaurante por quilo, está atentando-se à precificação dos alimentos vendidos. Apesar de isso ser o ideal, muitas empresas ainda não sabem como fazer.

Dar um preço a um produto não é uma tarefa que deve ser feita de qualquer maneira, mas sim de modo profissional, que torne possível saber o que está sendo gasto, seus lucros, bem como fornecer descontos.

Como o software pode auxiliar a empresa?

Negócios que estão começando agora ou que estão em pleno crescimento, dependem de um software de gestão financeira para acompanhar sua expansão. Esses sistemas também ajudam as empresas de outras formas.

Uma delas é a automatização de processos, que torna uma série de tarefas automáticas, diminuindo o tempo necessário para essas atividades. Alguns exemplos são:

• Gerar boletos para os clientes;
• Executar cobranças;
• Fazer relatórios;
• Efetuar pagamento de contas.

São atividades que fazem parte da rotina de qualquer empresa, portanto, são necessárias e podem ajudar a organizar as finanças para objetivos diversos, como a instalação de sistemas de alarmes comerciais.

Assim, há um maior controle financeiro e, por isso, as chances de erros também diminuem. Se essas atividades forem feitas manualmente, clientes e valores podem ser confundidos.

Cansaço e falta de atenção também são riscos eliminados na parte financeira, bem como há maior segurança nas informações do negócio. Por exemplo, dados sobre vendas e faturamento são mantidos em sigilo.

A maioria desses softwares utilizam armazenamento em nuvem, o que os torna acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento, bastando apenas uma conexão com a internet.

A rotina de gestão é facilitada, pois as informações ficam reunidas em um único lugar. Uma fabricante de pasta com bolsa interna, por exemplo, consegue avaliar a tabela de preços dos seus produtos e controlar melhor políticas de descontos e promoções.

Os softwares também controlam datas de pagamento, o que melhora o controle de caixa. E pelo fato de as despesas serem bem controladas, o negócio evita endividamentos e atrasos.

As informações são disponibilizadas de maneira clara, o que torna mais fácil o planejamento e controle financeiro. Isso faz toda a diferença perante os concorrentes, tanto em momentos de crise quanto em momentos de crescimento.

Em outras palavras, é uma forma segura de saber como e para onde o dinheiro que entra é usado. Essas informações ajudam a reavaliar como a gestão está sendo feita, melhorando o andamento dos negócios.

Funcionalidades e vantagens da gestão financeira 

Tudo isso é possível por conta das funcionalidades desses softwares, e dentre as que mais se destacam estão:

1 – Emissão de notas ficais e boletos

A nota fiscal controla o faturamento de qualquer negócio, como uma fabricante de porta papel de acrílico, uma vez que todo serviço é registrado.

É importante que toda empresa conte com um sistema que emita nota fiscal, uma vez que a geração de boletos auxilia na cobrança de produtos e serviços.

2 – Controle de fluxo de caixa

O controle de fluxo de caixa é importante, e alguns recursos como as planilhas se tornaram obsoletos. O software de gestão das finanças permite maior atenção aos resultados, por meio de relatórios, balancetes, acompanhamento de receitas e despesas etc.

O pagamento de contas permanece em dia, pois tais sistemas sinalizam essas obrigações, além de mostrarem datas de entrada de recursos.

Alguns ainda oferecem a opção de criar o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), que apura lucros e prejuízos.

3 – Emissão de relatórios

É importante ter um auxílio no controle financeiro, pois quando os negócios começam a crescer, eles terão acesso a dados organizados. É dessa forma que perdas de documentos, dinheiro e clientes são evitados.

Para garantir esse auxílio a uma empresa de limpeza de fachada, por exemplo, existem funcionalidades que centralizam a gestão e fazem integração de dos financeiros.

O gestor consegue controlar as atividades executadas e os clientes que pagam em dia. Da mesma maneira, é possível avaliar se o negócio está dando resultado e se é preciso mudar alguma coisa na política de precificação.

Em vista das funcionalidades que um software de gestão financeira oferece às organizações, não fica difícil entender as suas vantagens.

Uma delas é o maior controle de ganhos e gastos, que evita o saldo negativo no final do mês. Há uma maior projeção financeira que mostra as baixas nos lançamentos, programas, receitas parceladas e replica despesas fixas.

Os softwares promovem mais integração entre os diversos setores da organização, desde a portaria que faz controle de acesso digital, até o mais alto escalão da gestão.

Isso diminui a incidência de erros e falhas de comunicação, tornando-a muito mais dinâmica, o que possibilita aprovar de maneira rápida as despesas e demais valores.

Nenhuma informação vai passar despercebida, por conta dos dados robustos demonstrados nos relatórios de indicadores financeiros.

Por exemplo, eles ajudam a identificar desperdícios que podem prejudicar o negócio em diferentes esferas. Há mais redução de custos e decisões mais pontuais, o que, em outras palavras, torna mais fácil o cálculo de receitas, despesas e lucros.

Possíveis resultados

Todo e qualquer investimento que uma organização faça, tanto em um software de gestão financeira, quanto em outros recursos, como fretamento de vans, traz algum resultado.

Esses resultados trazidos pelo uso do sistema ainda se destacam, como a otimização em alguns processos. Um deles é a auditoria interna, que tem como objetivo examinar as práticas contábeis, o controle financeiro e a política de gestão.

Ela mostra o desempenho e os resultados da empresa, de acordo com os parâmetros de seu mercado de atuação. Erros e fraudes são identificados, tendo como base documentos como livro-caixa.

Também há uma melhora no balanço patrimonial do negócio, o que acaba por otimizar os resultados. O software traz uma visão mais ampla das condições financeiras da empresa, o que ajuda a dotar as melhores estratégias.

Do mesmo modo, o sistema de cobrança melhora, assim como o desempenho da equipe de profissionais que realiza esse trabalho.

Se o negócio vende moleskine capa mole, por exemplo, passará a adotar um sistema de cobrança que faz o controle financeiro e reduz o tempo que os profissionais dedicam a essa tarefa.

A equipe de cobrança saberá quem são os inadimplentes, terão acesso a uma organização financeira muito maior, o que aprimora os lucros do negócio consideravelmente.

O software de gestão financeira organiza todas as informações de maneira clara, ficando mais fácil entrar em contato com os clientes, munido de todas as informações necessárias e seu histórico.

Essas informações são cruciais para uma tentativa de cobrança bem-sucedida e que elimine a dívida de maneira amigável entre a empresa e o cliente.

Conclusão

Tudo o que diz respeito à saúde financeira de um negócio é um assunto delicado e que precisa do auxílio da tecnologia para ser bem organizado. Cuidar do dinheiro de um estabelecimento é respeitar o seu patrimônio e possibilitar o seu crescimento.

Quando as finanças são bem administradas, a empresa consegue investir em recursos que as faça crescer e atingir novos patamares em seu mercado de atuação.

No mínimo, é a única maneira de se manter ativa e lucrando em meio a uma concorrência agressiva. Portanto, para evitar erros que prejudiquem a organização, contar com um bom software de gestão financeira é essencial.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.