Os relatórios contábeis são documentos com informações técnicas que registram todas as informações que a contabilidade da empresa colhe, incluindo valores de despesas, custos, impostos e outros gastos, bem como os lucros.

A entrega de documentos contábeis a uma empresa especializada pode acabar facilitando sua vida, mas é importante saber pelo menos o básico para evitar qualquer tipo de problemas na empresa.

Geralmente, eles são realizados em uma periodicidade específica, seja mensal, semestral ou anual, dependendo unicamente das normas internas que as empresas estipulam. É importante que estes relatórios sejam de fácil acesso, sendo físicos ou digitais.

Existem dois tipos de relatórios contábeis, com uma série de subcategorias em cada um. Mas, basicamente, eles consistem em obrigatórios e não obrigatórios.

Os relatórios obrigatórios são aqueles que a lei exige que sejam produzidos, também conhecidos como demonstrações financeiras.

Dentre os documentos obrigatórios existentes, podemos citar o balanço patrimonial, Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA), Demonstração do Resultado de Exercício (DRE), Demonstração da Origem e Aplicações de Recursos (DOAR).

Estes e outros relatórios são importantes para demonstrar como a empresa encontra-se financeiramente, principalmente para as autoridades.

É comum que se exija, neste tipo de documentação, relatórios impressos para que possam ser compartilhados pelas agências reguladoras.

Você não precisa usar um papel timbrado empresa para criar seus relatórios, mas é interessante ter algum tipo de identificação que facilite a busca no futuro, caso seja necessário.

Já os relatórios não obrigatórios funcionam como ferramentas para os gestores compreenderem o andamento da empresa e quais passos devem ser tomados para conquistar resultados melhores.

Apesar de não serem exigidos pela legislação, documentos como o DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) e DVA (Demonstrativo de Valor Adicionado) podem ser muito úteis para compreender o estado da saúde financeira de uma empresa.

Por que fazer relatórios contábeis?

A administração de uma empresa por parte da equipe de gestão depende fundamentalmente de compreender os passos que a companhia está dando e quais ações têm tido um efeito positivo ou negativo, para tomar decisões que melhorem o quadro geral.

Um relatório contábil é como um banner informativo explicando cada gasto de sua empresa, além dos lucros e outras movimentações financeiras.

Pensando nisso, esse tipo de documento auxilia muito a vida dos gestores, que terão uma ideia mais clara do ponto em que a empresa se encontra financeiramente, permitindo que as ações a serem tomadas sejam pautadas levando em conta estas conferências.

Todo o trabalho que inclui a coleta de dados deve ser realizado com muita atenção, além de necessitar de revisões e análises. Isso porque trata-se de um ponto crucial da empresa, e não pode ser tratado levianamente.

Portanto, é fundamental que, ao solicitar um relatório contábil, você busque o apoio de um profissional qualificado, seja um contador de sua empresa ou contratando os serviços de consultoria de um profissional com experiência na área.

Esse tipo de recurso costuma ser muito útil para empresas com movimentações frequentes. 

Isso porque um gestor precisa estar afiado na administração do local, mas não tem tempo de compreender cada detalhe da montagem de um relatório.

Por isso, contar com o apoio de um profissional da área financeira é essencial para criar os relatórios com sabedoria, evitando um possível prejuízo ou informações erradas, que podem levar a equipe de gestão a cometer erros.

É importante ter em mente que a avaliação de ativos e passivos de uma empresa é fundamental para conhecer sua saúde financeira, e muitas vezes, um especialista saberá realizar essa tarefa melhor do que qualquer outra pessoa.

No entanto, com o avanço da tecnologia, alguns programas e aplicativos de celular tem se mostrado como alternativa à contratação de um profissional. 

Estes programas calculam todas as taxas e valores automaticamente, garantindo mais tranquilidade à equipe de gestão, mas não substituem a eficiência de um profissional.

Empresas pequenas acabam surpreendendo seus gestores quando esse tipo de relatório é produzido. Isso porque os desafios que surgem desse tipo de análise são muitos.

Entretanto, é importante entender cada etapa do processo para não correr o risco de deixar o balancete incompleto, causando um problema no relatório e no controle financeiro da empresa.

Isso é ainda mais grave em casos de relatórios obrigatórios, por isso, a atenção deve ser redobrada. Criar um bom plano de contas é uma excelente estratégia para iniciar seus relatórios.

Até mesmo porque tudo que trata de finanças deve ser o mais detalhado possível, evitando qualquer tipo de generalização.

Uma empresa de pintura predial, por exemplo, precisa saber todos seus gastos de pessoal, insumos e outros pormenores antes de iniciar novas transações.

5 benefícios dos relatórios contábeis

Existem diversas vantagens negociais em estabelecer o uso de relatórios contábeis em um estabelecimento. Por isso, identificar estes benefícios é fundamental para compreender a importância que estes relatórios têm no dia a dia de sua empresa.

1. Redução de custos

Um dos pontos cruciais para a saúde financeira de uma empresa é a capacidade de reduzir custos. Essa ferramenta é fundamental para conquistar um melhor posicionamento de mercado e tornar-se mais competitivo.

Existem diversas formas de reduzir custos em uma empresa, entre elas:

• Diminuição da compra de matéria-prima;
• Automatização de processos;
• Levantamento de gastos desnecessários;
• Entre outros. 

Para entender quais elementos estão gerando mais gastos para a empresa do que lucros, entram os relatórios contábeis.

Uma escola bilíngue infantil que está com seus relatórios em dia pode identificar quais elementos podem ter redução nos gastos, aumentando, assim, o lucro da empresa.

Em posse de um relatório que identifique exatamente quais são os pontos de desgaste financeiro, você consegue acessar facilmente os problemas que sua empresa tem com relação a dinheiro e ainda é capaz de se programar para mudar este quadro.

Quanto mais você conseguir reduzir os custos da empresa sem perder qualidade na produção e no produto final, mais competitivo você acaba se tornando no mercado atual.

2. Escolher soluções assertivas

Uma empresa precisa constantemente de resultados positivos, e isso é cobrado das equipes de gestão.

Pensando nisso, é importante escolher membros para a equipe que consigam ter pensamento rápido, conciso e que sejam capazes de trabalhar em suas tomadas de decisões.

Para pautar esse tipo de argumento em seu time de gestão, é imprescindível que os relatórios contábeis estejam em dia. São eles que darão embasamento para que os gestores decidam mudar ou seguir nos planos da empresa.

Dessa forma, é muito mais fácil compreender o estado atual do negócio e decidir qual rumo a equipe deve seguir para alcançar resultados sem medo de colocar o negócio em risco.

Se a empresa estiver em um momento complicado financeiramente, um gestor saberá que não deve avançar de forma ousada, optando por uma estratégia mais próxima da conservação do empreendimento.

Por outro lado, uma empresa que está caminhando bem financeiramente, pode permitir ao gestor colocar em prática novas estratégias e tentativas, que podem acabar melhorando ainda mais o retorno da empresa.

O gestor deve ponderar muito antes de bater o carimbo empresarial em uma decisão.

Saber escolher os momentos certos de decidir essas mudanças é uma habilidade do gestor, mas para que ele consiga realizar suas tarefas, é preciso que tenha material para estudar e tomar suas decisões.

3. Mais eficiência

Saber exatamente como estão as finanças de sua empresa permite um foco maior na produtividade e na eficiência dos serviços. É importante ter em mente que o mercado tem cada vez mais opções de gestão e de opções para operacionalizar seus ideais.

Os relatórios são capazes de enxergar não só as fragilidades do negócio, mas também sua força, permitindo que os gestores consigam ter um panorama maior da situação da empresa e utilizem corretamente os passos a serem tomados para o crescimento do negócio.

Um estabelecimento de refeições para empresa, por exemplo, pode aproveitar seus relatórios contábeis para identificar como pode melhorar a sua rotina.

Ao compreender suas fraquezas, você consegue pensar em alternativas para conseguir reverter esse quadro, enquanto estimula e mantém em alta as etapas do trabalho que são considerados pontos fortes.

4. Prevenção de riscos

Com os relatórios contábeis em dia e atualizados, você saberá exatamente em que momento a empresa se encontra, conseguindo prever potenciais riscos futuros e identificar estratégias para impedir que este tipo de obstáculo ocorra.

É possível pensar em formas de estruturar a empresa para se precaver de um potencial prejuízo, minimizando os dados que podem vir a surgir, sem perder a qualidade no trabalho.

Prevenir-se de qualquer tipo de problema é fundamental para manter a saúde financeira em ordem.

5. Facilitação de crédito

Embora não haja uma obrigatoriedade de apresentar seus relatórios contábeis para instituições financeiras, eles certamente podem ajudar a mostrar suas condições de pagamento e abrem a possibilidade de negociação de empréstimos.

A saúde financeira da empresa é um fator a ser levado em conta, principalmente em caso de financiamentos de longo prazo, uma vez que esse tipo de investimento é fundamental para manter o ritmo de crescimento da empresa.

Conclusão

O artigo de hoje teve como objetivo aprimorar seus conhecimentos sobre a realização dos relatórios contábeis de sua empresa.

Por isso, sempre que possível, mantenha seus relatórios atualizados, evitando qualquer tipo de surpresa desagradável no futuro da companhia.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.