Se tem uma verdade do mundo corporativo é a de que os empresários já não podem ignorar a importância da gestão e dos processos. Um exemplo disso é o papel do orçamento empresarial na rotina e na administração de qualquer negócio.

De fato, o setor financeiro é um dos mais importantes e pode ser a grande diferença entre uma empresa decolar e ganhar escala com segurança, ou simplesmente acabar criando mais problemas do que soluções, até falir e fechar as portas.

Imagine uma fábrica de etiqueta termocolante personalizada: quanto mais domínio ela tiver das suas finanças, desde os custos básicos e o orçamento até a capacidade de negociação acerca de preços e prazos, maior será a eficiência dela.

Nesse sentido, pouca gente sabe, mas o elemento financeiro impacta diretamente no próprio desempenho e até nas vendas. Afinal, negociar melhores condições de uma matéria-prima com os fornecedores é algo que pode mudar vários pontos.

Um deles é o fato de que sua produção começará a custar menos, o que vai permitir que você diminua seu valor final de mercado, afastando a concorrência e atraindo um público muito maior em termos de clientes e consumidores.

Outro exemplo seria o caso de uma firma de infraestrutura de rede, que depende de manufatura para executar as instalações e serviços típicos da área. Ao fazer uma gestão melhor da folha de pagamentos, ela impactaria na qualidade do serviço.

Até porque, funcionários com remuneração em dia e com os devidos acréscimos ou mesmo bônus trabalham de modo muito mais disposto, o que acaba redundando não apenas no resultado final da mão de obra, mas também do trato com os clientes.

Tudo isso deixa claro como as finanças e até a contabilidade de uma empresa são setores bem mais importantes do que pode parecer em um primeiro momento. Por isso decidimos escrever este artigo, aprofundando um aspecto fundamental desse cenário.

Trata-se do orçamento empresarial, que nada mais é do que um modo de racionalizar as entradas e saídas do caixa, dando margens incríveis para um manuseio mais inteligente e estratégico, conforme as dicas práticas que daremos a seguir.

Além de ensinar a elaborar seu próprio orçamento empresarial, também vamos focar na importância e nos impactos positivos de curto, médio e longo prazo que essa metodologia de trabalho pode trazer para o seu negócio.

O mais bacana é que hoje esse recurso evoluiu tanto que ele já pode ser aplicado a qualquer segmento ou nicho de mercado, seja no caso de uma empresa de comunicação visual ou de uma loja de roupas e calçados no varejo.

Então, se você quer entender como exatamente isso é possível e de que modo sua firma pode ganhar solidez, sustentabilidade e escala graças ao orçamento empresarial, basta seguir adiante na leitura deste artigo.

Do que se trata esse orçamento?

A palavra orçamento é conhecida em vários sentidos, alguns deles bem populares inclusive, como no caso do famoso orçamento público, que os políticos divulgam de tempos em tempos. É aí que ouvimos falar de “teto de gastos”, impactos na Previdência e similares.

Realmente, o orçamento nada mais é do que uma estimativa de custos que deverão ocorrer na realidade de um empreendimento, seja ele uma obra, serviço ou empresa.

Mas no caso do orçamento empresarial, existem algumas peculiaridades. Como uma firma de locação de espaço comercial, que precisa manter o controle do seu caixa por ser obrigada a gerar sua própria riqueza e estabilidade.

Ou seja, diferentemente do Estado que apenas administra a riqueza gerada pelo povo, uma empresa precisa criar sua própria realidade. Daí a importância de visualizar melhor os pilares financeiros da firma, por meio de pontos como:

• As entradas e saídas;
• Os gastos futuros por setor;
• As projeções de lucro;
• Os dividendos e proventos;
• A receita e os prejuízos;
• As dívidas e negociações;
• A duração do capital inicial;
• O domínio do capital de giro.

Enfim, o coração da empresa está diretamente ligado ao domínio do orçamento empresarial nesse sentido mais prático, embora também envolva conceitos preliminares.

Deste modo, unindo um saber ou know-how que acumula a experiência de muitas décadas de prática, com aplicações extremamente conscientes de seu papel, essa metodologia permite que os decisores de uma empresa ganhem muito mais subsídios.

Importância e impactos do orçamento empresarial

Há quem pense que se as contas fixas estão em dia, a companhia não está gerando saídas no caixa, ou que se um dia inteiro ficou sem venda, ela não gerou nenhuma entrada.

Mas não funciona exatamente assim. Por exemplo, uma empresa que cria software de gestão comercial vai gerar gastos mesmo quando estiver fechada, já que aluguel e outras contas seguem dias corridos, e não dias úteis.

Em termos de geração de riqueza ou de valor, a empresa não precisa vender diretamente do seu estoque para conseguir agregar algo positivo. Um fornecedor que zerasse o estoque de produtos seus na loja dele em um sábado, estaria projetando algo no seu caixa.

Ou seja, no próximo dia útil, ele já faria uma nova encomenda para você. Esses exemplos só comprovam como a dinâmica do caixa e do orçamento pode ir além das aparências.

É assim que ele acaba impactando as empresas, de modo que muitas consideram uma surpresa ou algo inesperado. Entretanto, não é inesperado, desde que você domine os modos de elaborar o devido orçamento empresarial para o seu negócio.

1 – O poder da apuração

Um modo infalível de elaborar o orçamento, que vai além das dicas dadas ou sugeridas acima, é apurar tudo o que a empresa ganha e tudo o que ela gasta.

A regra de ouro aqui é criar duas colunas, mais ou menos como naqueles eixos clássicos em que a entrada consta em cor azul e a saída em cor vermelha.

Um modo de fazer isso é classificando as devidas fontes de rendimento e de despesa. Assim, se a empresa que fornece endereço comercial virtual trabalha com contratos, ela já pode projetar uma entrada fixa pelos próximos respectivos meses.

Quanto às despesas, o segredo é sempre considerar uma margem de erro, assim o orçamento ajuda o negócio a se manter preparado para imprevistos. Esse ponto é tão importante que vamos aprofundá-lo logo abaixo.

2 – Por dentro dos custos fixos

Tão importante quanto querer lucrar é saber controlar muito bem os custos de uma corporação, pois qualquer surpresa ou imprevisto aqui pode ser algo desastroso.

Ademais, como esse é um de dois pilares principais, podemos dizer que em termos de importância seu peso no orçamento final é de 50%, no mínimo.

Assim, o primeiro passo de um negócio de espaços de coworking pode ser o de listar os custos fixos, tais como:

• Água, luz e internet;
• Aluguel e/ou condomínio;
• Taxas bancárias;
• Seguros e terceirizações;
• Infraestrutura básica;
• Advogados e contadores;
• Hospedagem e afins.

Com essa racionalização das despesas e dos custos, é possível chegar a um valor relativamente permanente, que vai ajudar a firma a se relacionar com outros pilares fundamentais, como o de capital inicial, capital de giro e eventuais dívidas.

Naturalmente, para o orçamento empresarial funcionar melhor, vai ser preciso considerar que alguns desses custos podem mudar sensivelmente de período para período. Por isso mesmo, é aconselhável atualizá-lo sempre que possível.

3 – O segredo dos custos variáveis

Uma dica valiosa é aprender a dominar também os custos variáveis, pois são justamente eles que costumam desandar o orçamento empresarial e até o caixa das corporações.

Para começar, alguns colocariam água e luz aqui, mas preferimos colocar acima, pois se trata de uma margem de custo fixo, já que existe um padrão de uso desses serviços.

Assim, uma empresa de avaliação patrimonial pode vislumbrar melhor outros fatores, tais como impostos, comissões e até insumos, que realmente seguem uma variação muito maior.

O elemento central aqui é compreender que a oscilação é devida à produtividade. Por exemplo, comissão e imposto variam conforme o número de vendas.

Já os insumos podem oscilar conforme a produtividade, a encomenda por parte de compradores e até a gestão do setor de produção, como no tocante a desperdícios e afins. Por isso mesmo, é importante racionalizar esses fatores no seu orçamento.

4 – O diferencial da tecnologia

Por fim, ao elaborar o orçamento empresarial do seu negócio, não deixe de utilizar a tecnologia a seu favor, o que pode fazer toda a diferença.

Trata-se de aplicar softwares de gestão, planilhas orçamentárias digitais e até aplicativos integrados. Com o avanço da Computação na Nuvem, isso pode ser gerenciado por qualquer um, de qualquer lugar, permitindo também a emissão de relatórios constantes.

Conclusão

Ao falar sobre elaboração de orçamento empresarial, estamos nos referindo a um dos pilares de qualquer corporação, por ser algo ligado diretamente à riqueza do negócio.

Da mesma forma, essa estratégia não apenas administra a riqueza, como pode aumentá-la, especialmente quando se volta para a racionalização de processos, a otimização de custos e a maximização da receita e da lucratividade.

Com os conceitos e conselhos que trouxemos aqui, vai ficar ainda mais fácil aplicar esses recursos no dia a dia para sua organização conseguir os melhores resultados.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.