Todo empresário do varejo sabe que o dinheiro é o centro de sua operação. Por esse motivo, o fluxo de caixa é um instrumento essencial para ajudar os gestores a garantir a boa saúde financeira das empresas e, assim, evitar preocupações e reduzir custos desnecessários.
Mas, não é só isso. Um bom fluxo de caixa é capaz de oferecer as informações precisas para orientar as decisões financeiras de uma empresa, tais como investimentos, empréstimos, etc.
A seguir, você irá saber mais sobre essa importante ferramenta na condução dos negócios e entender por que ela é vital para as empresas varejistas. Confira!
O que é fluxo de caixa?
Algumas pessoas pensam que fluxo de caixa se refere à quantidade de dinheiro que entra e sai de uma empresa. Isso não deixa de ser verdade, mas o termo também se refere ao momento – quando o dinheiro está entrando e saindo.
O que parece ser apenas um detalhe, faz toda a diferença e é fundamental para guiar as decisões estratégicas do setor financeiro.
De uma maneira mais técnica, podemos dizer que o fluxo de caixa é a variação líquida na posição de caixa da sua empresa de um período para o outro.
Ou seja, se você tiver mais entrada de dinheiro do que saída, terá um fluxo de caixa positivo, caso contrário, ele será negativo.
Estar com o caixa positivo é um bom indicador da saúde financeira da sua empresa, pois indica que ela não está tendo problemas para pagar suas contas na data correta.
Isso, dentre outras coisas, significa que ela não tem necessidade de incorrer em despesas financeiras, como multas e juros, nem precisa, a priori, recorrer a empréstimos para quitar seus credores.
Qual a relação entre fluxo de caixa e lucratividade?
Muitas pessoas acreditam que um fluxo de caixa positivo indica que empresa está tendo lucro, ao passo que um negativo significa prejuízo.
No entanto, esses dois indicadores não estão diretamente relacionados. Ou seja, é possível que uma empresa tenha fluxo de caixa negativo mesmo sendo lucrativa e vice e versa.
Isso acontece porque o lucro é calculado com base no regime de competência e o fluxo de caixa pelo regime de caixa. Ficou confuso? Então, confira o exemplo:
Imagine que em um mês sua empresa comprou mercadorias de um fornecedor X, por R$ 100 mil e revendeu metade a um cliente A por R$ 75 mil e a outra metade a um cliente B, também por R$ 75 mil.
Nesse caso, no mês a sua empresa teve um lucro de R$ 50 mil.
Agora imagine que você comprou as mercadorias no primeiro dia do mês para pagar em uma única vez em um prazo 35 dias. Ou seja, você precisará realizar o pagamento no dia 5 do mês seguinte.
Já as vendas ocorreram no dia 10, sendo que ficou acordado que o cliente A pagaria em uma única vez em um prazo de 25 dias e o cliente B pagaria em duas vezes, sendo metade em 30 dias e a outra metade em 45 dias.
Considerando que não houve nenhuma outra transação, no dia 5 do mês seguinte sua empresa teria uma insuficiência de caixa de R$ 25 mil, mesmo tendo realizado uma operação lucrativa.
Por isso, o fluxo de caixa é tão importante, pois, capta as oscilações financeiras que não são percebidas analisando apenas os dados contábeis.
Qual a importância do fluxo de caixa para as empresas do varejo?
Resumidamente, o fluxo de caixa é um documento no qual a empresa registra todas as suas previsões de recebimento e pagamento ao longo do tempo. Assim, é possível identificar oportunidades para realizar investimentos ou problemas como insuficiência de caixa em determinado período.
Ter acesso a essas informações de forma antecipada é essencial para a administração dos negócios, tal qual você pode conferir a seguir.
Imagine, por exemplo, que daqui 15 dias sua empresa precise realizar o pagamento de um fornecedor, no valor de R$100 mil. No entanto, de acordo com seu fluxo de caixa previsto, na data do pagamento você terá apenas R$85 mil. Ou seja, sua empresa não tem recursos suficientes para honrar os compromissos na data correta e será necessário realizar um pagamento de 2% a título de juros e multas.
Porém, segundo o seu fluxo de caixa, 5 dias após o vencimento da fatura do seu fornecedor, você terá um grande recebimento, no valor de R$ 30 mil.
Diante dessas informações, é possível tomar uma das seguintes decisões:
- Entrar em contato com o fornecedor de forma antecipada e solicitar o postergamento da fatura em mais 5 dias ou a realização de pagamento fracionado, sem a aplicação da multa e dos juros;
- Em caso de recusa do fornecedor, você pode entrar em contato com os clientes e solicitar a antecipação do pagamento, oferecendo um desconto que seja menos oneroso que a multa e os juros impostos pelo fornecedor;
- Negociar a antecipação dos recebíveis junto a uma instituição financeira, ou captar um empréstimo, desde que isso seja menos oneroso que a multa e os juros impostos pelo fornecedor;
- Postergar o pagamento de outros fornecedores que não aplicam multa e juros em suas faturas, avisando-os previamente que o pagamento será realizado em outra data.
Essas são apenas algumas opções que o gestor financeiro tem à disposição quando ele possui um fluxo de caixa atualizado. Como você pode ver, é uma ferramenta extremamente útil para ajudar a sua empresa a evitar despesas financeiras desnecessárias ou reduzi-las ao mínimo possível.
Além disso, ela contribui para construir um relacionamento melhor e mais próximo com seus clientes e fornecedores, ajudando a formar parcerias vencedoras.
A ausência de um fluxo de caixa atualizado faz com que as empresas identifiquem problemas de liquidez quando ele já ocorreu de fato. No exemplo anterior, o gestor iria descobrir que não teria recursos para pagar o fornecedor, provavelmente, com um dia de antecedência.
Nesse caso, não haveria muito o que fazer e sua empresa teria que arcar com os custos da multa e dos juros. Logo, dominar o gerenciamento do fluxo de caixa é a chave para manter suas luzes acesas e sua máquina de varejo funcionando sem problemas.
De que outras formas o fluxo de caixa pode ajudar os varejistas?
Veja como o fluxo de caixa bem gerenciado pode ajudar sua empresa de varejo a superar problemas.
1. Protege contra quedas de vendas sazonais
A gestão de caixa no varejo é uma responsabilidade particularmente desafiadora. Custa muito adquirir estoque, pagar uma boa equipe e manter as operações em funcionamento em lojas físicas e online. Logo, a queda nas vendas pode colocar a empresa em uma situação complicada.
Em geral, as empresas varejistas aceitam diversas modalidades de pagamentos, sendo que o pagamento à vista ainda é muito recorrente. Por isso, o planejamento do fluxo de caixa deve fazer previsões considerando a média de vendas atual e histórica.
A depender da sua operação, pode ocorrer quedas de vendas que podem ser previsíveis em determinado período.
Ao considerar essas flutuações na sua estimativa de fluxo de caixa, você consegue controlar os custos variáveis de forma mais eficaz, para evitar que sua empresa venha a ter insuficiência de recursos.
2. Reduz os contratempos
Não saber se você pode pagar sua equipe ou seus fornecedores é uma situação terrível para qualquer empresário. Controlar seu fluxo de caixa atual e projetado – para saber quem pode ser pago e quando – pode ajudar a manter todos níveis de estresse sob controle.
3. Ajuda a estruturar o crescimento da operação
Sem um conhecimento sólido do fluxo de caixa, é impossível para uma empresa entender como e quando ela pode crescer.
O crescimento de um negócio de varejo pode acarretar uma série de despesas relacionadas a estoque, distribuição, desenvolvimento de produto e marketing.
Saber exatamente quanto dinheiro você tem em mãos e analisar a estimativa de entradas e saídas pode ajudá-lo a tomar decisões sábias sobre como expandir – e encolher – seus negócios, conforme necessário.
Como elaborar um de fluxo de caixa?
Agora que você já conhece a importância e os benefícios de um fluxo de caixa, chegou a hora de saber como implementar essa ferramenta na sua empresa. Aqui está o que você precisa fazer.
1. Faça a previsão de todas as despesas de sua empresa
Para que seu fluxo de caixa seja funcional, ele deve representar ao longo do tempo todas as suas saídas de recursos. Em geral, é fácil prever as despesas fixas, como salários, aluguéis e contas de consumo.
No entanto, as despesas variáveis exigem atenção e comunicação efetiva com todos os setores da empresa.
É preciso considerar, por exemplo:
- Custo de manutenção;
- Comissão de vendedores;
- Custo com frete, quando for aplicável;
- Impostos, taxas e contribuições; etc.
O importante é que você seja o mais detalhista possível para que seu fluxo de caixa esteja o mais próximo da realidade. Somente assim, você terá um panorama seguro para tomar suas decisões estratégicas.
2. Faça a previsão de todas as entradas
Da mesma forma que é necessário identificar todas as possíveis saídas, é necessário prever as entradas.
No varejo, as compras à vista ainda representam uma fatia variável das entradas. Logo, elas devem ser estimadas no fluxo de caixa para que ele possa ser uma ferramenta confiável para guiar as decisões.
Nesse quesito, é muito importante analisar as projeções de receita, as metas e, frequentemente, revisá-las juntamente com a equipe de vendas para identificar desvios e ajustes, se necessário.
3. Conte com o suporte de um sistema
Um bom fluxo de caixa é elaborado com base em informações confiáveis. Por esse motivo, é essencial a utilização de um sistema de qualidade, que ofereça segurança em relação às informações essenciais, tais como data de vencimento e valor.
Empresas cuja operação é baseada em controles manuais, muitas vezes, encontram dificuldades em elaborar um fluxo de caixa assertivo. Na maioria dos casos, isso deve-se a inconsistência e /ou ausência de informações-chave.
Para evitar esse tipo de problema, vale a pena investir em um sistema ERP integrado. Assim, suas vendas e despesas alimentam automaticamente o módulo financeiro, oferecendo uma base confiável a ser utilizada.
Além disso, com um sistema de qualidade, sua empresa tem uma série de relatórios, os quais ajudam na previsão mais assertiva de receitas e despesas.
Se sua empresa ainda não tem um sistema ERP ou se deseja contar com uma solução completa, então conheça o Cake ERP.
Com essa solução, além de módulos de gestão de compras, vendas e de estoque, você ainda tem à disposição o PDV – Frente de Caixa e o módulo de gestão financeira, onde está disponível a ferramenta fluxo de caixa.
Com o Cake ERP, você pode elaborar fluxos de caixa confiáveis e assertivos de forma rápida e prática.
Este artigo foi produzido pelo blog parceiro Cake ERP.
