Se tem algo realmente importante na vida pessoal ou mesmo profissional é a educação das finanças, de modo que se aprendam alguns princípios que permitam ter um controle positivo dessa dimensão da vida, que gera várias demandas.

De fato, o Brasil não é conhecido por ter uma cultura financeira muito disseminada entre as pessoas, que em geral estão endividadas e com dificuldades para resolver questões financeiras de base, como custos de moradia e de locomoção.

Inclusive, já existe um termo técnico e acadêmico que define esse problema, que é o de estresse financeiro, que ocorre quando uma pessoa não consegue se manter em dia com as contas e então começa a sofrer emocionalmente por isso.

Claro, para empresas isso também é difícil, por vários motivos. Por exemplo, se uma imobiliária que faz aluguel de escritórios mantém um caixa no azul, ela só tem a ganhar com isso, podendo aproveitar melhores oportunidades.

Ao passo em que gerar dívidas sem controle é algo que compromete todo o negócio, desde a receita gerada até a lucratividade. Ainda assim, quando falamos da esfera pessoal, o caso se torna ainda pior em relação à esfera empresarial.

Daí a existência do quadro clínico chamado de estresse financeiro, que também pode ser chamado de dinheirofobia, não no sentido de medo ou repulsa pela presença do dinheiro, é claro, mas sim em relação à ausência ou risco de falta dele.

Também é aí que entra o elemento da tecnologia, que pode ajudar e não é pouco, sobretudo quando falamos da construção de planilhas para organização das finanças, as quais podem ser criadas e manuseadas pelo computador ou mesmo por celular.

Alguns desses programas e aplicativos que hoje ajudam as pessoas derivam de softwares empresariais, como o controle financeiro de uma empresa de consultoria contábil, que depois de ser testado, ganha mais escala com o grande público.

Lembrando que, nesses casos, se trata de planilhas adaptadas para esse uso mais corriqueiro e mais cotidiano, de modo que obviamente não se trata de lidar com fórmulas muito complexas, células desafiadoras ou equações para profissionais.

Pelo contrário, trata-se de programas que permitem criar colunas básicas de entrada e saída de recursos, tornando as finanças muito mais visuais, o que por si só já auxilia uma compreensão e controle bem maiores e mais assertivos.

Inclusive, também temos o cenário do funcionário que cuida dessa frente na empresa, como alguém que fica no balcão de venda, e por isso mesmo ganha mais domínio para lidar com as finanças de modo geral, tornando todo o processo mais fácil.

Por essa razão elaboramos este material com alguns conceitos básicos sobre o tema, seguidos de dicas práticas que ajudam qualquer um a se organizar financeiramente, mudando também outras dimensões da vida.

Por que organizar as finanças?

Como vimos acima, já existe até mesmo um quadro clínico pelo qual pessoas que não vão bem nas finanças acabam passando, o que ocasiona grande sofrimento psicológico e desestruturação do lar, quando a pessoa mora com mais alguém.

O curioso é que nem sempre o problema do estresse financeiro é necessariamente a falta de recursos, mas sim, a falta de clareza e de organização.

Um exemplo muito claro é o de quando a pessoa deixa de fazer algo como cursos online importantes, mesmo havendo dinheiro para isso e mesmo sabendo que tal formação ajudaria a crescer profissionalmente.

Ou seja, o paciente não consegue gastar dinheiro praticamente nunca, por medo de que um dia venha a faltar. Um modo de evitar isso é justamente tendo um controle maior desde o começo, com uma organização das finanças que faça sentido.

Também é interessante quando a pessoa cria uma planilha capaz de ser atualizada com a máxima frequência possível, assim o controle fica bem mais rígido e mais funcional, podendo ser aplicado durante o ano todo, do primeiro ao último mês.

Sendo assim, há vários motivos para organizar as finanças, tais como:

• Evitar estresse;
• Não cair em cobrança de juros;
• Evitar imprevistos;
• Poupar e investir a sobra;
• Maior controle das despesas;
• Clareza de metas e objetivos.

Enfim, a verdade é que o dinheiro é uma das dimensões mais importantes da vida. Nem se trata de exagerar na importância dele ou cair naquilo que alguns chamam de “dinheirismo”, ou de apego material.

Na verdade, não tem nada a ver com isso, mas com o fato de que o dinheiro é um meio para outras finalidades, que vão desde manter a tranquilidade e a paz no lar, até fazer cursos importantes, tirar férias e realizar alguns sonhos pessoais.

Lembrando que, muitas vezes, a planilha e o controle financeiro ajudam não apenas na realização de metas individuais, mas também de outras pessoas que eventualmente possam depender de nós, o que é muito comum em relação a crianças ou idosos.

Coluna positiva e negativa

Existe um princípio universal de controle de finanças que é aplicável em qualquer caso, seja na administração do lar, de uma empresa ou dos cofres públicos.

Trata-se de dividir a tabela ou planilha em duas colunas, sendo uma de entrada de recursos, e outra a de saída. Também assim, o esforço por manter ambas no azul é igualmente universal, sendo que ficar no vermelho significa um risco grande.

Basicamente, a coluna de entrada diz respeito a todas as fontes de renda que estão em jogo, ao passo que a outra diz respeito a todas as saídas, que são as contas fixas ou mesmo variáveis.

Certamente, com o tempo, essa lógica foi se complicando, de modo que hoje uma empresa que faz fachada de loja moderna pode ter controles e planilhas muito mais rígidas e complexas.

Mas a verdade é que mesmo nesses casos o princípio continua sendo o mesmo, já que ninguém pode gastar mais do que ganha. Ou então, não pode esperar nenhum rendimento de valor investido se não chegar a poupar para investir.

Um exemplo clássico é o do conceito financeiro de EBITDA, sigla em inglês para o que em português seria LAJIDA (Lucros Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização). Não é necessário ser especialista para identificar que se trata de algo complexo.

Ao mesmo tempo, os juros, impostos, depreciação e amortização que compõem a sigla nada mais são do que pilares de abatimento. Ou seja, a coluna de saída, que deverá ser confrontada com a receita da empresa, do que também será deduzido o lucro.

A fixação dos seus custos

Para uma planilha eficiente de finanças é preciso entender que os custos ou gastos fixos não são da mesma natureza que as despesas, pois essas são variáveis.

Assim como ganhos eventuais não são o mesmo que um salário. Para mapear os custos fixos, basta imprimir a fatura do cartão de crédito e conversar com as demais pessoas envolvidas, seja um cônjuge ou um sócio.

Se for um negócio de crachá de identificação funcional, o aluguel e a folha de pagamento provavelmente serão os maiores gastos, mas há também outros.

Em casa vale a mesma regra, indo desde conta de água, luz e internet até gás. Aliás, este último é um bom exemplo, porque geralmente dura cerca de seis meses, então é preciso dividir o valor por seis para abater mensalmente, o que é um ótimo exercício.

Rastreando as suas despesas

Já as despesas são um pouco mais difíceis de rastrear, e por isso mesmo são algo como uma regra de ouro para que a planilha funcione efetivamente.

Uma dica é sempre calcular com uma margem de erro para cima. Se uma empresa faz caneta personalizada para empresa, certamente as despesas com insumos vão depender da quantidade de caneta que se produziu em determinado período, o que é variável.

Por isso, é importante manter sempre uma margem para cima. Outra dica é utilizar períodos anteriores para calcular uma média das despesas variáveis.

Com essas duas dicas, o que na prática é variável, em teoria será administrado mais ou menos como algo fixo, o que distribui um poder grande de controle financeiro.

Sobre a entrada de recursos

Por fim, é preciso tomar muito cuidado com a coluna da entrada de dinheiro. Como dissemos, um salário é diferente de uma bonificação ou de um valor que entrou apenas uma vez, como a venda de um veículo.

Ou se um negócio está em estágio de abertura de empresas, pode ser que nem tenha uma entrada de recursos ainda. Por isso ele abaterá esse valor do seu capital inicial e do capital de giro.

No caso das finanças pessoais, vale a mesma regra. Por exemplo, se uma pessoa sofre demissão e passa a viver da poupança, que é algo como um “capital de giro”.

Então, o importante é fixar a entrada de cada período com precisão, pois disso depende a coluna de abatimentos e o funcionamento de toda a planilha.

Conclusão

Tratar da organização das finanças é o mesmo que falar na tranquilidade e na prosperidade de cada um de nós. Com as dicas que demos acima, fica mais fácil operar isso por meio de uma planilha devidamente organizada.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.