O planejamento contábil é uma ferramenta indispensável para todos empreendedores e gestores que desejam ter total controle financeiro do negócio e estimar o desenvolvimento no curto e longo prazo.
Afinal, com ele, é possível organizar as finanças, elaborar orçamentos e tomar decisões mais acertadas, considerando as mudanças do mercado e o histórico financeiro.
No entanto, muitos empresários ainda não sabem como fazer um planejamento contábil e desconhecem os benefícios proporcionados por essa ferramenta, deixando de lado esse processo crucial para o crescimento da marca.
Isso, inclusive, pode gerar sérios problemas, como dívidas e inadimplência.
Por isso, é importante aprender como fazer um planejamento contábil para que você possa ter o controle do negócio.
Neste artigo, vamos mostrar como fazer isso de forma simples e prática e quais as vantagens do planejamento contábil para seu negócio.
O que é planejamento contábil?
O planejamento contábil é o processo de avaliação abrangente e crítica dos registros financeiros e das transações contábeis de uma empresa, seja o processo feito por uma equipe interna ou por um escritório contábil São Paulo.
Por isso, é usado para melhorar a saúde financeira, evitando fraudes, implementando melhores práticas contábeis e mantendo as contas corretamente atualizadas a fim de cumprir obrigações fiscais.
Além disso, atividades como gerenciar desempenho financeiro, estabelecer estratégias eficazes para controlar custos e organizar relatórios necessários, bem como prever fluxos de caixa também são funcionalidades do planejamento contábil.
Qual função e importância do controle contábil?
O controle contábil é uma ferramenta essencial para o sucesso de um negócio. Afinal, ajuda as empresas a avaliarem, monitorarem e gerenciarem seus ativos, passivos, ganhos e despesas, além de entender a situação financeira atual – prevendo condições futuras com mais clareza e precisão.
A médio e longo prazo, o controle contábil oferece às organizações informações importantes sobre como elas estão gastando seus recursos, sejam eles escassos ou não.
Ao conhecer os dados reais da organização, os tomadores de decisões podem desenvolver estratégias financeiras mais convincentes para alcançar os objetivos corporativos.
Além disso, pode-se evitar fraudes financeiras, realizando processos de contabilidade perícia e auditoria regulares nos registros contábeis.
Qual a diferença entre planejamento financeiro e planejamento contábil?
Como pode ser percebido, o planejamento contábil é crucial para o desenvolvimento e sucesso de um negócio.
Contudo, antes de nos atermos aos processos para organizar o negócio de forma efetiva, vale destacar alguns pontos de atenção.
Por isso, primeiramente, vamos esclarecer uma dúvida comum ao abordar o setor: Qual a diferença entre o planejamento financeiro e planejamento contábil? Afinal, tratam da mesma operação?
Basicamente, o planejamento financeiro é um processo de análise geral de todos os aspectos que afetam a saúde financeira do negócio e que pode ser usado para decisões importantes.
É um planejamento mais amplo que envolve avaliar questões como fluxos de caixa, investimentos, financiamento e impostos.
Já o planejamento contábil enfoca o entendimento das regras contábeis para garantir que as atividades da empresa sejam devidamente documentadas.
Com isso, é um processo que abrange operações como lançamentos contábeis dos quais resultam balanços financeiros precisos e relatórios exigidos por lei sobre as demonstrações financeiras, promovendo mais clareza e uma melhor gestão contábil e tributária.
Principais erros no planejamento contábil e como evitá-los
Agora, é preciso conhecer os principais erros que podem ser cometidos ao realizar os processos contábeis e ao estabelecer o planejamento.
É importante identificar tais riscos a fim de evitá-los, alcançando um planejamento eficaz e que realmente possibilite visualizar a posição do negócio, como desenvolvê-lo e quais processos burocráticos precisam ser seguidos para o sucesso da empresa.
- Não considerar o orçamento
A falta de clareza na definição do orçamento da empresa pode levar a muitos erros no planejamento contábil e na regularização junto aos órgãos fiscais.
Portanto, faça uma estimativa realista dos custos e receitas da empresa antes de iniciar seu planejamento contábil, estabelecendo um registro do fluxo – o que permitirá uma visão clara sobre os rendimentos, impostos e possíveis investimentos.
- Não manter um controle adequado das transações
Monitorar todas as entradas e saídas financeiras é fundamental para o sucesso do planejamento contábil.
Por esse motivo, é importante ter o hábito de registrar todas as transações, considerando valores e motivos. Assim, ações emergenciais, fixas e variáveis podem ser percebidas com mais clareza.
Uma ferramenta, como planilhas e softwares, podem ser excelentes aliados nesse processo, reduzindo a necessidade de registro de tais informações de forma manual.
- Não alinhar os departamentos
Se os departamentos operacionais, contábeis e financeiros não estiverem trabalhando juntos, erros podem ocorrer e informações podem ser perdidas – bem como imprevistos podem surgir e legalidades serem descumpridas.
Ou seja, todos os esforços processuais e medidas de controle serão comprometidos.
Assim, é necessário que haja uma comunicação clara entre as equipes para garantir fluidez aos processos e precisão aos documentos gerados.
Em consequência, ao ter os setores alinhados, a empresa poderá contar com um orçamento anual bem estabelecido, a regularização junto aos órgãos, dados futuros adequadamente estimados e um controle financeiro aderente.
- Erros nas análises administrativas
Durante o processo de análise administrativa, tanto erros conceituais e numéricos podem ocorrer ao categorizar as informações e regularizar os fluxos financeiros.
É exatamente por isso que auditorias especializadas – externas e internas – também devem constar no planejamento, sendo realizadas com prazos bem definidos.
O intuito da auditoria é garantir a legitimidade das informações nos relatórios, possibilitando rever informações e estabelecer decisões e fluxos mais adequados.
Inclusive, upgrades no sistema adotado podem ser realizados a partir da auditoria, destacando melhores alternativas para otimizar o trabalho e obter uma maior (e qualificada) rentabilidade empresarial.
- Não separar o financeiro pessoal do profissional
Muitos empreendedores cometem o erro de misturar as finanças pessoais com as profissionais, prejudicando o controle administrativo e contábil da empresa, bem como ampliando os riscos de irregularidades fiscais.
Para reduzir problemas e melhorar os resultados, identificando os orçamentos corretamente e visualizando o potencial de crescimento, contas e transações pessoais não devem constar nos registros financeiros da organização, não comprometendo a consistência dos dados registrados.
- Não priorizar segurança
Quando trata-se do planejamento contábil, é importante ter certeza de que todas as informações estão sendo armazenadas em ambientes seguros.
Somente assim é possível garantir a integridade dos relatórios. A devida segurança – com perfis de acesso restrito ao histórico de transações – permite preservar a integridade dos dados e responsabilizar os envolvidos em vazamentos, por exemplo.
- Não definir uma estratégia de longo prazo
Uma boa estratégia de planejamento contábil deve incluir planos de longo prazo para os negócios.
A fim de obter sucesso nas finanças, serão necessárias previsões financeiras detalhadas, vislumbrando tendências futuras, transações diversas e até mesmo avaliando potenciais cenários – como mercados mais competitivos e sistemas dinâmicos.
O intuito é identificar a atuação e organização nesses mercados, bem como quais regularizações podem ser necessárias, preparando-se para esses ambientes e promovendo uma melhor gestão financeira.
- Não registrar todas as receitas e despesas
Assim como ocorre com o controle das transações, é preciso ter em mente que, para garantir um planejamento contábil eficaz, é crucial sinalizar todas as receitas e despesas da organização.
Isso também significa manter documentações obrigatórias e verificar os registros das principais normas legais vigentes, como as exigidas pelo Ministério da Fazenda.
Quais são as etapas do planejamento contábil?
Agora, chegou o momento de estabelecer o passo a passo para organizar o setor financeiro do seu negócio por meio de um planejamento contábil.
Basicamente, as etapas do planejamento contábil visam a estruturação do documento que irá reger as ações de organização, controle e auditoria fiscal.
Por isso, deve considerar etapas como:
- Elaboração do orçamento – com metas e valores disponíveis;
- Gerenciamento dos registros financeiros – controle das transações, caixa e dados bancários;
- Análise das demonstrações financeiras – desempenho empresarial e análise de relatórios;
- Análise dos negócios – saúde financeira e tendências orçamentárias.
Além disso, é importante entender que a estrutura do planejamento contábil também pode abranger outras análises e micro-planejamentos – separando nichos financeiros nesse plano.
Nesse sentido, outros aspectos importantes para levar em consideração são:
- Planejamento Fiscal;
- Planejamento de Impostos e Conformidade;
- Planejamento de Ativos e Proteção Patrimonial;
- Planejamento de Liquidez e Gerenciamento de Caixa;
- Planejamento Estratégico.
No caso do Planejamento Fiscal, o intuito é identificar e gerenciar receitas e despesas para usar plenamente os incentivos fiscais permitidos pela legislação vigente.
No Planejamento de Impostos e Conformidade, deve-se planejar as estratégias voltadas à gestão de impostos, desenvolver documentos para eventos tributários e prevenir falsificações.
Já com a Proteção Patrimonial, pretende-se definir alternativas transparentes para posicionar recursos de forma vantajosa e segura – alinhada com as legalidades.
Nesse processo também é importante identificar medidas para assegurar os bens da empresa contra perdas, inclusive provocadas por processos de licitações.
Para o Planejamento de Liquidez e Gerenciamento de Caixa, é preciso fornecer fluxos efetivos para administrar o caixa.
Ou seja, deve incluir processos relacionados à antecipação de recebíveis, pagamentos executados com inadimplência, financiamentos externos e fechamento preditivo.
Por fim, com o Planejamento Estratégico, objetiva-se reconhecer e avaliar o valor dos planos de crescimento, potencializando os objetivos traçados, inclusive com a realização de um planejamento sucessório familiar efetivo para a constância e saúde do negócio.
Como realizar o controle contábil da sua empresa
Por fim, vamos estabelecer os processos práticos para o planejamento e o controle contábil da sua empresa. Prossiga a leitura dos próximos tópicos para aplicar essa ferramenta.
- Reavalie suas contas
Reavalie todos os gastos e lucros antes de realmente desenvolver e atuar no planejamento contábil.
É importante realizar a análise precisa de custos e receitas para saber como estão – verdadeiramente – os fluxos financeiros e o quanto você tem para trabalhar o orçamento.
Assim será possível detectar possíveis problemas a serem corrigidos antes de implementar os planos de ação.
- Defina objetivos financeiros e empresariais claros
Definir objetivos realistas é fundamental para um planejamento contábil bem-sucedido.
Para isso, estabeleça metas específicas para reduzir custos, ganhos, aumentar a liquidez da empresa, obter financiamento e aumentar receita, por exemplo.
Contudo, antes do controle contábil, é fundamental também definir os objetivos da empresa e quais informações serão usadas para avaliar o desempenho contábil.
Assim os objetivos financeiros poderão ajudar a empresa a alcançar tais resultados.
- Escolha um sistema de controle financeiro
Utilizar sistemas de controle financeiro para rastrear seus ganhos e despesas tornam os processos facilitados e a visão financeira mais clara, identificando mais rapidamente pendências fiscais, por exemplo.
- Defina políticas contábeis
Políticas internas devem ser estabelecidas para determinar os procedimentos legais e fiscais a serem adotados nos fluxos financeiros, padronizando-os.
O intuito deve ser abranger todas as atividades realizadas e garantir que os setores trabalhem em conjunto, visando alcançar as metas estipuladas pela organização e promover objetivos alinhados aos protocolos legais.
- Identifique ativos e passivos
Uma vez definidos os procedimentos contábeis, identifique todos os ativos (itens tangíveis) e passivos (obrigações) da organização e mantenha um registro detalhado desses elementos para melhorar o controle do fluxo de caixa e facilitar a análise dos resultados.
- Configure relatórios financeiros
A partir dos processos estabelecidos, relatórios financeiros devem ser elaborados a cada transação, de modo a monitorar os fluxos de caixa, impostos e demais informações importantes para a empresa tomar decisões estratégicas.
Por isso, mantenha-se informado, criando demonstrativos financeiros sistematizados, identificando o balanço patrimonial, demonstrações contábeis – como lucro e prejuízo -, e variações dos investimentos feitos.
- Elabore planilhas completas
O uso das planilhas é essencial porque permite ter controle sobre o andamento dos negócios, trazendo transparência a todas as atividades.
Assim, você pode criar planilhas que programem seu orçamento mensalmente e comparem resultados históricos com projeções futuras.
A ferramenta também permite identificar riscos de lacunas financeiras, evitando que ocorram, bem como moldar estratégias considerando as tendências de mercado/fluxos.
- Faça uma previsão para meses e anos seguintes
Para fazer uma previsão contábil, deve-se levar em consideração todos os fatores que possam impactar sua saúde financeira – isto é, gastos operacionais, despesas financeiras, receitas e impostos.
Isso tudo depende do modelo financeiro da empresa e das tendências do mercado.
Quando for fazer a previsão contábil, o melhor é usar um software dedicado para facilitar o processo.
O uso de um sistema de planejamento moderno e analítico ajuda a mitigar muitos riscos associados à previsão contábil e permite olhar além dos dados históricos para refletir as probabilidades e riscos.
- Gerencie os impostos
O planejamento para contabilidade fiscal e tributária não pode ser ignorado ao desenvolver um fluxo contábil qualificado.
Esse processo é importante para garantir que apenas os valores devidos nos impostos sejam pagos, identificando formas de otimizar o orçamento legalmente.
Para isso é importante verificar se existem incentivos ou oportunidades fiscais que podem ser aproveitadas em seu modelo de negócio.
- Gerencie riscos financeiros
Também é importante acompanhar as variáveis macroeconômicas periodicamente.
Essas variáveis precisam ser consideradas para que não impactem a estabilidade financeira, controlando riscos e atuando em ações preventivas para que gastos desnecessários não comprometam o balanço patrimonial.
- Implemente auditorias
Para monitorar a situação financeira, avaliações periódicas e auditorias podem ser realizadas, avaliando os relatórios apresentados pelo departamento contábil.
Isso permite identificar fraquezas no sistema adotado e buscar soluções mais adequadas às necessidades operacionais, conforme as leis vigentes.
- Analise os resultados
Uma vez concluído o planejamento contábil, analise os resultados obtidos e compare esses relatórios com os objetivos traçados – bem como com planos futuros.
Assim será possível implementar melhorias constantes na estrutura contábil do negócio.
Implemente um planejamento contábil eficaz
O planejamento contábil é um processo crucial para o crescimento sustentável de uma empresa, permitindo o sucesso do negócio.
Por isso, um documento claro e completo deve ser desenvolvido, considerando diversos cenários e objetivos.
Ao final do fluxo de melhoria, a análise de resultados deve ser feita e, para ajudar nesse processo, indicadores financeiros devem ser usados.
Isso porque eles permitem avaliar rapidamente o desempenho financeiro. Mais ainda, o acompanhamento contínuo desses indicadores possibilita uma melhor tomada de decisões e a identificação de riscos para a saúde financeira.
Nesse sentido, os principais indicadores financeiros são:
- Lucro líquido – mede o lucro total da empresa;
- Taxa de rentabilidade do capital próprio (RoE) – retorno obtido em relação ao capital investido;
- Dinheiro existente – liquidez imediata da empresa, ou seja, dívida versus dinheiro disponível;
- Margem líquida – porcentagem do faturamento;
- Índice Geral de Endividamento – uso de recursos, solidez financeira e risco de falência.
Dito isso, é preciso ressaltar que os indicadores devem constar no planejamento desde o começo do processo, junto aos objetivos e políticas a serem aplicadas nos setores, para promover a gestão correta do negócio e do planejamento.
Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
