A gestão de contas deve fazer parte da gestão de negócio por se tratar de um item que avalia a saúde financeira da sua empresa. Por meio dela, é possível descobrir quais são as contas a pagar e a receber, prever margens de lucros, avaliar os gastos e eliminar os que são considerados supérfluos.
Enfim, a gestão de contas permite que você gerencie com mais eficiência as finanças do seu negócio.
Portanto, neste artigo, vamos explicar a importância desse cuidado e como você pode aplicá-lo na sua empresa. Acompanhe a leitura para saber mais!
Por que contar com a gestão de contas?
Na gestão financeira existem diversos processos que precisam ser aplicados e um deles é a gestão de contas.
Essa estratégia diz respeito ao monitoramento e acompanhamento das finanças do negócio, com o objetivo de verificar se há equilíbrio na gestão financeira. Se for bem planejada, a gestão de contas possibilita as seguintes vantagens:
- Fornecimento de dados que ajudam na tomada de decisão;
- Contas a pagar quitadas dentro do prazo e, assim, você reduz o pagamento de multas e juros;
- Controle financeiro mais eficiente;
- Fluxo de caixa equilibrado.
Com a gestão de contas, você consegue ver exatamente as entradas e saída no fluxo de caixa, ferramenta que apresenta os dados financeiros atuais da sua empresa e ainda tem uma previsão quanto aos pagamentos a prazo, ou seja, ela auxilia no controle das finanças.
Por meio da gestão de contas, também é possível organizar os dados sobre receitas, empréstimos, rendimentos e contas a receber e a pagar.
No caso das contas a pagar, elas estão relacionadas aos pagamentos dos colaboradores, conta de luz, telefone, água, impostos, etc. Enquanto isso, as contas a receber são as transações financeiras feitas com venda a prazo, como os pagamentos dos clientes.
Na gestão de contas, ainda há a possibilidade de emitir boletos e enviá-los para os clientes, assim como fazer a conciliação bancária, que se refere à conferência das informações no banco e no sistema da empresa.
Como fazer a gestão de contas?
Já percebeu como a gestão de contas é fundamental para a saúde financeira da sua empresa? Então, o próximo passo é saber aplicá-la no seu negócio. Para isso, confira as nossas dicas a seguir.
Organização dos arquivos
Um cuidado fundamental que você deve tomar em relação à gestão de contas é a organização dos arquivos em ordem cronológica, sejam arquivos físicos ou digitais.
É preciso saber onde encontrar um arquivo específico voltado para dados fiscais, contábeis e financeiros, caso você ou os colaboradores necessitem fazer uma consulta rápida.
Lembre-se, ainda, que a lei determina que alguns arquivos sejam disponíveis fisicamente, principalmente se houver auditoria ou fiscalização na empresa.
Elaboração do planejamento financeiro
Não existe (ou, pelo menos, não deveria existir) a gestão de contas sem o planejamento financeiro. Ele é essencial para a definição de objetivos a curto, médio e longo prazo, assim como análise da situação financeira atual da empresa e implementação do orçamento do seu negócio.
Nesse caso, você deve estar ciente das despesas (fixas e variáveis) e das necessidades da sua empresa, como o número de colaboradores e os recursos utilizados.
Criação do fluxo de caixa
Como já adiantamos, o fluxo de caixa é um importante item dentro da gestão de contas. Com ele, você consegue concentrar todas as movimentações financeiras do seu negócio, identificando se há equilíbrio na saúde financeira.
Esse fluxo deve ser atualizado periodicamente (se possível, todos os dias), lembrando que é necessário incluir todas as despesas nele, ainda que pareçam pequenas. Dessa forma, é possível avaliar o saldo final e gerenciar as finanças de forma aprimorada.
Registro das contas a pagar e a receber
Muitas pessoas têm o hábito de registrar apenas as entradas e saídas, mas é necessário também considerar as contas a pagar e a receber e, assim, ter um maior controle sobre elas.
No caso das contas a pagar, você pode separá-las conforme categoria ou cliente, assim como nas contas a receber. Esse cuidado vai permitir que você identifique se alguém está em dívida com a sua empresa e, com isso, cobrá-lo.
Cobrança dos devedores
Nem sempre os devedores vão pagar na data correta, então você precisa aprender a cobrá-los. Nesse caso, é importante selecionar pelo menos um colaborador para fazer essa atividade.
Lembre-se, ainda, de agir conforme o Código de Defesa do Consumidor para não infringir nenhuma lei. Por isso, antes mesmo de designar alguém para a tarefa, é importante capacitá-lo quanto a isso.
Pagamento das contas dentro do prazo
Se você já está no mercado há um tempo, sabe como é fácil perder o controle do pagamento das despesas e, assim, começar a acumular dívida atrás de dívida.
Por isso, é fundamental pagar as contas dentro do prazo, evitando, assim, multas e juros. Uma boa tática para isso é separar as contas pela data de vencimento.
Por exemplo, divida as contas conforme os pagamentos nos dias 10 e 20. Com isso, você consegue identificar os pagamentos que devem ser feitos mais urgentemente.
Antecipação de pagamentos com desconto
Existem contratos que ao antecipar os pagamentos, oferecem descontos caso sejam quitados. Se a situação financeira da sua empresa permitir isso, não deixe de aproveitar esse benefício.
Além de gerar economia, o que é uma ótima vantagem, esse hábito também causa uma boa impressão para os fornecedores.
Para fazer uma gestão de contas mais prática e eficiente, vale a pena contar com softwares especializados que vão auxiliar você nas tarefas relacionadas às finanças. Assim, os seus colaboradores vão poder realizar atividades mais estratégias e não precisarão perder tempo com tarefas repetitivas ou burocráticas.
Através de um software, é possível emitir notas fiscais e boletos, elaborar e controlar contratos, emitir relatórios gerenciais, cadastrar clientes e fornecedores. Aliás, algumas ferramentas inclusive têm integrações com outros aplicativos que vão ajudar no seu negócio. Enfim, há uma série de vantagens para a gestão financeira da sua empresa.
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O artigo foi escrito pela Natália Lima, Co-Founder e CEO do Keruak
